Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số và số hóa thành công thì việc áp dụng Hệ thống ERP là điều vô cùng cần thiết để thúc đẩy hiệu quả kinh doanh cũng như nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường cạnh tranh khốc liệt.
ERP (Enterprise Resource Planning) là từ viết tắt cho cụm từ Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp, hay còn gọi là một hệ thống thông tin tác nghiệp và quản trị doanh nghiệp - là một hệ thống duy nhất tích hợp tất cả các quy trình cốt lõi cần thiết để điều hành một công ty, bao gồm các phân hệ chức năng như: kế toán tài chính,quản trị, nguồn nhân lực, sản xuất, chuỗi cung ứng, kinh doanh, .vv..
Đây là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể và cơ sở dữ liệu tập trung.
- Danh mục dữ liệu dùng chung (Master data) được khai báo một lần và dùng cho nhiều phân hệ.
- Các quy trình được xây dựng và tích hợp chặt chẽ với nhau, dữ liệu giao dịch được tích hợp và kế thừa giữa các phân hệ với nhau.
Tầm quan trọng của ERP đối với doanh nghiệp
Việc ứng ERP trong doanh nghiệp có ý nghĩa to lớn đối với nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng khác nhau:
- Đối với bản thân doanh nghiệp:
Hệ thống ERP giúp chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ (CNTT) trong quản lý và sản xuất – kinh doanh; tăng khả năng cạnh tranh và khả năng hòa nhập của doanh nghiệp với nền kinh tế thế giới và nâng cao thương hiệu doanh nghiệp. Bên cạnh đó, với việc ứng dụng ERP chuẩn quốc tế, cung cấp các thông tin tài chính rõ ràng sẽ tạo niềm tin cho các đối tác đối với doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp linh hoạt với thị trường đầy biến động hiện nay.
- Đối với nhà quản lý doanh nghiệp
ERP hỗ trợ nhà quản lý trong việc tăng khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp; nâng cao hiệu quả và tối ưu nguồn lực trong sản xuất kinh doanh; giải quyết bài toán Spend less – Know more – Get more (Tiêu hao nguồn lực ít – Biết nhiều hơn – Đem lại nhiều hơn).
- Đối với các chuyên viên phân tích – nhân viên
Thông tin được phân tích đánh giá chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giải pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định,..giúp các quy trình nghiệp vụ được thống nhất và chuẩn hóa; giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ; nâng cao năng suất lao động cũng như chất lượng của nhân lực trong doanh nghiệp.
Bao giờ là lúc Doanh nghiệp cần triển khai Hệ thống ERP?
Bản chất linh hoạt của phần mềm ERP là cho phép các doanh nghiệp triển khai giải pháp dựa trên nhu cầu kinh doanh của chính mình. Cụ thể, dưới đây sẽ là một số đề xuất thời điểm doanh nghiệp nên triển khai hoặc nâng cấp hệ thống ERP như sau:
- Thời gian vận hành doanh nghiệp theo phương thức thông thường tốn quá nhiều thời gian.
Khi doanh nghiệp mất nhiều thời gian hơn để quản lý các hoạt động chính trong tổ chức như: Quy trình quản lý tài chính nhiều giai đoạn, các phần mềm cũ xử lý dữ liệu chậm hoặc quá tải,.. ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hàng ngày. ERP sẽ là giải pháp tối ưu với các dữ liệu được tích hợp thành một hệ thống với giao diện chung, giúp các đơn vị kinh doanh dễ dàng giao tiếp và thực hiện công việc một cách hiệu quả.
- DN thay đổi hình thức/ quy mô hoạt động
Doanh nghiệp đang phát triển, đã phát triển hoặc đang có kế hoạch mở rộng quy mô đáng kể hơn. Hoặc các tập đoàn thực hiện việc sáp nhập, mua lại cần hợp lý hóa hệ thống giữa các công ty con.
- Quản lý dữ liệu bằng quy trình thủ công không còn hiệu quả
Nếu hầu hết các phòng ban đang sử dụng các ứng dụng và quy trình riêng biệt để hoàn thành công việc, thì việc cập nhật và sáp nhập dữ liệu giữa các phòng ban sẽ mất rất nhiều thời gian, dễ bị trùng lặp. Từ đó gây khó khăn trong việc báo cáo và khả năng xảy ra lỗi sẽ tăng lên khi dữ liệu nằm rải rác, rời rạc và không có sự thống nhất trong cả doanh nghiệp.
- Việc nắm bắt các cơ hội kinh doanh kém hiệu quả
Hệ thống ERP bao gồm các khả năng phân tích nâng cao và trí thông minh nhân tạo với công nghệ tiên tiến được tích hợp như cơ sở dữ liệu in-memory, machine learning giúp các nhà lãnh đạo phát hiện ra các cơ hội, các kênh bán hàng và dòng doanh thu mới.
- DN muốn cập nhật xu hướng quản lý tiên tiến
Các tổ chức, doanh nghiệp được những nhà lãnh đạo có tư duy tầm nhìn tương lai dài hạn, đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp doanh nghiệp mới.
Ứng dụng của hệ thống ERP trong các doanh nghiệp
Hiện nay, hầu hết các giải pháp ERP đều có thể ứng dụng cho các công ty từ doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn đa quốc gia thuộc nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, bao gồm:
Doanh nghiệp Bất động sản có thể quản trị tất cả các quy trình trong toàn bộ vòng đời của một dự án từ Thiết kế sản phẩm, Quản lý thầu phụ, Bán hàng & thanh toán, Quản lý dự án, Quản lý dịch vụ. Các quy trình được xử lý tự động và chuyển về hợp nhất tại một phân hệ chung nhằm xây dựng hệ thống báo cáo hợp nhất, hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý dự án,.. giúp cho ban lãnh đạo có các thông số tức thời để ra quyết định nhanh chóng.
Giải pháp ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp ngành sản xuất, giúp giải quyết gần như tất cả các thách thức kinh doanh như: Quản lý chuỗi cung ứng giúp giảm chi phí và thời gian giao hàng; hỗ trợ nghiên cứu sản xuất, mở rộng quy mô doanh nghiệp; đồng thời giúp nâng cao năng suất thông qua việc quản lý quy trình sản xuất, quản lý nguồn nhân lực/ vật lực. Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các hoạt động của nhà máy để tăng sản lượng và đảm bảo chất lượng một cách tốt nhất.
Giải pháp ERP ngành bán lẻ được phát triển nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết những khó khăn về quản lý chuỗi cung ứng, quản lý bán hàng, dữ liệu doanh số, khách hàng; quản lý chất lượng, hệ thống quản lý tài chính và nguồn lực,... Giải pháp này phù hợp với các doanh nghiệp trong hệ thống bán lẻ với chuỗi kinh doanh lớn như: chuỗi siêu thị, chuỗi cửa hàng, showroom trong nhiều lĩnh vực,…Phần mềm ERP cho ngành bán lẻ được kỳ vọng là một công cụ mạnh mẽ giúp các tổ chức bán lẻ nâng cao vị thế cạnh tranh của mình.
Hệ thống ERP giúp tối ưu hóa các phân hệ quản lý tài chính, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý rủi ro, quản lý quan hệ nhà cung cấp, quản lý giá,.. nhằm đảm bảo tính bảo mật an toàn, nâng cao hiệu suất các nghiệp vụ và hỗ trợ nhà quản lý tài chính trong việc ra các quyết định về sách lược cũng như chiến lược, đồng thời giúp các tổ chức tài chính nâng cao năng lực hoạt động của mình.
ERP sẽ giúp các công ty viễn thông tối ưu hiệu quả quản lý doanh nghiệp và chất lượng sản phẩm dịch vụ sử; dụng tối ưu các nguồn tài nguyên viễn thông, đồng thời mở rộng việc kinh doanh một cách nhanh chóng, toàn diện; duy trì quan hệ tốt với khách hàng.
Ngoài ra, việc triển khai ERP còn phù hợp với rất nhiều ngành nghề/ lĩnh vực khác như: Giáo dục, Logistics, Nhà hàng- Khách sạn, Y tế - Sức khỏe, vv..
Quy trình chuyển đổi từ Hệ thống cũ sang Hệ thống ERP
Để triển khai hệ thống ERP một thành công và trơn tru, doanh nghiệp cần thực hiện 8 bước sau:
- Xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
Bao gồm: đánh giá chi tiết những thách thức kinh doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công ty. Giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu, phạm vi dự án, cũng như mọi thứ mà tổ chức cần về giải pháp ERP.
- Tìm kiếm nhà quản lý dự án phù hợp
Đối với dự án quan trọng như triển khai ERP thì vấn đề này rất cần được quan tâm. Nhà lãnh đạo sẽ đóng vai trò là “đầu tàu” của kế hoạch, là sợi dây gắn kết nhân viên công ty và nhà cung cấp ERP, đảm bảo việc triển khai dự án luôn nằm trong nguồn ngân sách dự trù và phù hợp với mục tiêu đã đề ra.
- Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP
Nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Khi lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp nào, doanh nghiệp cũng nên đặt ra những câu hỏi về: Lợi ích, giá trị mang lại sau khi triển khai là gì? Sự phù hợp của giải pháp?
Đây là khâu rất quan trọng nên được cân nhắc kỹ lưỡng giữa các thành viên thuộc nhóm dự án và ban quản lý
- Cài đặt phần mềm
Giai đoạn này cần đánh giá hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp và tái thiết kế các quy trình kinh doanh thành các quy trình vận hành tiêu chuẩn, tạo cơ sở để thành lập một mô hình kinh doanh mới chuyên nghiệp, hiện đại hơn.
- Di chuyển dữ liệu
Trước khi bắt đầu di chuyển, cần xem xét, đồng nhất lại toàn bộ dữ liệu và loại bỏ những thông tin dư thừa. Khi dữ liệu đã được cập nhật và xác minh, đơn vị triển khai sẽ di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên một nền tảng duy nhất.
- Thử nghiệm
Sau khi nhà cung cấp kiểm tra và đảm bảo chất lượng của hệ thống, họ sẽ cho doanh nghiệp một khoảng thời gian để trải nghiệm thử. Lúc này, người dùng sẽ phối hợp để xác nhận rằng các quy trình kinh doanh đang diễn ra chính xác giữa các bộ phận hay chưa, sau đó báo lại cho bên cung cấp để họ rà soát lại phần mềm, tránh xảy ra những sai sót.
- Đào tạo hoàn chỉnh cho nhân viên
Việc đào tạo người sử dụng đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và nỗ lực đến từ phía doanh nghiệp và nhân viên. Một số đơn vị triển khai cũng cung cấp các khóa hỗ trợ, đào tạo người dùng qua các lớp học offline hoặc online.
- Không ngừng đánh giá và cải tiến hệ thống ERP
Hệ thống ERP chỉ có hiệu quả lâu dài khi doanh nghiệp tiếp tục đầu tư và cải thiện nó. Do đó, cần kiểm tra đánh giá phần mềm định kỳ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định xem nên thay đổi, bổ sung chức năng nào để có được lợi ích tối đa từ hệ thống này.
Giá trị lợi ích sau khi triển khai ERP cho Doanh nghiệp
Dưới đây là 7 lợi ích chính mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp định vị để thành công:
- Tối đa hóa việc lập kế hoạch và quản lý tài nguyên
ERP cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch trong quá trình hoạt động, do đó Doanh nghiệp biết cách dự đoán và dự báo về doanh số bán hàng, chi phí và các nguồn lực khác.Từ đó có thể tiết kiệm thời gian hoạt động và giúp nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định một cách hiệu quả, chính xác hơn.
Hệ thống ERP giúp loại bỏ những yếu tố trung gian khiến cho luồng thông tin không được xuyên suốt trong quá trình phối hợp giữa nhiều bên trong một doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả công việc và cắt giảm được những chi phí không cần thiết.
- Tăng chất lượng thành phẩm
Không chỉ có lợi ích thiết thực trong cung cấp thông tin, quản lý hay giảm chi phí mà ERP còn hỗ trợ nâng cao chất lượng sản phẩm bởi các hoạt động như xây dựng, đánh giá, kiểm tra, giám sát cho đến quản lý chất lượng đều nằm trong sự quản lý của ERP.
- Đẩy mạnh hiệu suất công việc
Tất cả các nhà quản lý đều muốn nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp trong bối cảnh sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng khốc liệt. ERP chính là một trong những giải pháp then chốt cho bài toán cắt giảm tối đa chi phí không cần thiết, thúc đẩy, nâng cao năng suất sản xuất, từ đó gia tăng được biên biên lợi nhuận.
Không chỉ cung cấp thông tin nhanh chóng mà ERP còn là công cụ hiệu quả cho quá trình lưu trữ và phân tích dữ liệu như: Chi tiết toàn bộ nghiệp vụ; truy xuất thông tin nhanh chóng; phối hợp, phân tích và khai thác thông tin từ dữ liệu đã lưu trữ để có phương án kinh doanh phù hợp; khả năng bảo mật dữ liệu cao.
- Đơn giản hóa việc quản trị rủi ro và tuân thủ quy định
ERP giúp giảm thiểu những khả năng xảy ra sai sót trong các quy trình kế toán và tài chính, cho phép khả năng hiển thị và kiểm soát các nghiệp vụ một cách chi tiết hơn. Đồng thời giúp quy trình hoạt động tuân thủ các quy định chung của công ty và Nhà nước.
- Khả năng dự đoán và khả năng mở rộng
Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp dễ dàng dự đoán những cơ hội và rủi ro kinh doanh, thúc đẩy kết quả kinh doanh tốt hơn giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô.
Việc triển khai Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp ERP là một xu hướng tất yếu và là một quá trình gian nan nhiều thách thức, đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị cũng như đầu tư kỹ lưỡng về nguồn lực, và quan trọng hơn hết là doanh nghiệp cần có cho mình một đối tác triển khai uy tín cùng đồng hành để thành công trong quá trình chuyển đổi số.
Thành lập từ năm 2008, CMC Consulting (Tiền thân là CMC Ciber) hân hạnh là Đối tác Vàng (Gold Partner) của SAP Việt Nam, là nhà cung cấp uy tín hàng đầu về các dịch vụ tư vấn, triển khai giải pháp quản trị Doanh nghiệp. Với đội ngũ gồm hơn 150 chuyên gia tư vấn ERP hàng đầu và kinh nghiệm triển khai thành công hệ thống ERP cho rất nhiều doanh nghiệp trên thị trường trong nước và quốc tế, CMC Consulting cam kết vì thành công của khách hàng bằng chất lượng dịch vụ và sự cạnh tranh tối ưu về giá thành.
CMC Consulting - Đồng hành cùng Doanh nghiệp trong Thời kỳ chuyển đổi số!
Liên hệ:
Hotline: 024 7106 5555- Ext: 8700
Email: contact.cmcconsulting@cmc.com.vn
CMC Consulting 
23/12/2021
642
