Tối ưu Chuỗi cung ứng bằng cách kiểm soát Vòng quay hàng tồn kho

Giang Hoàng

05/07/2023

2078

Vòng quay hàng tồn kho hay tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho là số liệu kinh doanh cho doanh nghiệp biết mức độ an toàn tài chính của hoạt động kinh doanh sản phẩm. Chỉ số này không chỉ ảnh hưởng đến lượng hàng tồn kho mà doanh nghiệp bán ra mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả chuỗi cung ứng, dòng tiền, lợi nhuận và hiệu quả của các nỗ lực quản lý và kiểm soát hàng tồn kho của doanh nghiệp.

Vậy vòng quay hàng tồn kho là gì? Và doanh nghiệp cần làm gì để kiểm soát hiệu quả vòng quay hàng tồn kho để tối ưu hàng tồn kho? CMC Consulting tổng hợp những thông tin, kiến thức mới nhất cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.

1. Vòng quay hàng tồn kho là gì?

Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover) là chỉ số đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp, cho thấy số lần doanh nghiệp bán hết và tái nhập hàng tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định. 

Chỉ số này giúp đánh giá khả năng của doanh nghiệp trong việc quản lý kho, tối ưu hóa nguồn vốn và giảm thiểu chi phí liên quan đến việc giữ hàng tồn kho. Dựa vào chỉ số này doanh nghiệp biết được tình hình kinh doanh của từng sản phẩm: loại sản phẩm nào được bán ra thị trường nhiều nhất, loại sản phẩm nào còn tồn đọng không bán được,... từ đó đưa ra kế hoạch tối ưu và phát triển.

2. Cách tính vòng quay hàng tồn kho

Vòng quay hàng tồn kho là một chỉ số quan trọng đánh giá hiệu suất quản lý hàng tồn kho và hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Chỉ số vòng quay hàng tồn kho được tính bằng cách lấy giá vốn hàng bán ra (doanh thu) chia cho bình quân giá trị hàng tồn kho trong cùng một khoảng thời gian nhất định. Giá trị hàng tồn kho bình quân sẽ bằng trung bình cộng giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.

Vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán / Hàng tồn kho bình quân

Điểm chuẩn cho Vòng quay hàng tồn kho trung bình doanh nghiệp nên đạt phụ thuộc hoàn toàn vào lĩnh vực, ngành mà doanh nghiệp hoạt động. Nếu doanh nghiệp bán hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), thì vòng quay hàng tồn kho của doanh nghiệp sẽ cao hơn rất nhiều so với nếu doanh nghiệp bán hàng tiêu dùng chậm (SMCG), chẳng hạn như ô tô.

3. Ý nghĩa chỉ số vòng quay hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một bộ phận tài sản không thể thiếu trong doanh nghiệp sản xuất cũng như thương mại. Dự trữ hàng tồn kho ở mức hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản xuất và tiêu thụ của doanh nghiệp tiết kiệm được vốn mà vẫn đảm bảo được tiến hành liên tục, là mục tiêu của mọi doanh nghiệp. 

Dự trữ quá nhiều hàng tồn kho sẽ gây ứ đọng vốn, gia tăng chi phí bảo quản và dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn thấp. Bên cạnh đó, thời gian lưu kho dài có thể ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng một số loại hàng tồn kho (nhất là với hàng thực phẩm, tươi sống). Ngược lại mức dự trữ quá thấp sẽ gây ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và tiêu thụ của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận doanh nghiệp. Do vậy, việc phân tích hàng tồn kho cũng như vòng quay hàng tồn kho là vô cùng quan trọng để đánh giá tính hợp lý trong công tác dự trữ, tính liên tục của sản xuất kinh doanh, nhờ đó, doanh nghiệp cải thiện khả năng quản trị hàng tồn kho.

  • Vòng quay hàng tồn kho tăng

Chỉ số vòng quay hàng tồn kho cao lên tức là doanh nghiệp đang bán hàng nhanh chóng hơn hoặc quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn so với trước đây. Điều này cũng có thể cho thấy doanh nghiệp đang tối ưu hóa nguồn vốn bằng cách giảm nguồn vốn bị đóng băng trong hàng tồn kho. 

Tuy nhiên, nếu vòng quay hàng tồn kho tăng quá nhanh, đây cũng có thể là dấu hiệu rằng doanh nghiệp có thể không giữ đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu, có thể gây ra tình trạng thiếu hàng và ảnh hưởng đến khách hàng. Nếu nhu cầu thị trường tăng đột ngột hoặc nguồn cung bị tắc nghẽn trong khi nhu cầu hàng lại có số lượng lớn thì rất có khả năng doanh nghiệp không có đủ lượng hàng tồn kho cần thiết, dẫn tới dễ bị mất khách hàng và bị đối thủ cạnh tranh chiếm mất thị phần. Vì vậy, chỉ số vòng quay hàng tồn kho cần phải đủ lớn để đảm bảo mức độ sản xuất, cung ứng đáp ứng được nhu cầu các đơn hàng hiện tại, các đơn hàng trong kế hoạch sắp tới và một phần dự phòng cho các đơn hàng có thể phát sinh. 

  • Vòng quay hàng tồn kho giảm

Khi vòng quay hàng tồn kho giảm, điều này có thể có nghĩa là doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc bán hàng hoặc quản lý hàng tồn kho không hiệu quả. Có thể doanh nghiệp đang giữ quá nhiều hàng tồn kho, dẫn đến nguồn vốn bị đóng băng và chi phí lưu trữ tăng lên. 

Tuy nhiên, một vòng quay hàng tồn kho thấp không phải lúc nào cũng là dấu hiệu xấu, nếu doanh nghiệp hoạt động trong một ngành có chu kỳ bán hàng dài hoặc nếu chính sách của doanh nghiệp là giữ mức hàng tồn kho cao để đáp ứng nhu cầu cao của khách hàng. 

Phân tích vòng quay hàng tồn kho cần xem xét trong mối tương quan với tăng trưởng của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp hoạt động ở thị trường mới bùng nổ và doanh thu của doanh nghiệp tăng liên tục trong nhiều năm có thể dẫn đến gia tăng dự trữ để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Ngược lại, trong giai đoạn kinh doanh suy thoái thì tỷ trọng hàng tồn kho có khuynh hướng giảm.

Do đó, khi phân tích hệ số vòng quay hàng tồn kho, ngoài việc so sánh giữa các năm, so sánh với các công ty cùng ngành, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng từng hàng tồn kho để phát hiện những các hàng tồn kho kém phẩm chất, hư hỏng, quá thời hạn và có biện pháp xử lý.

4. Tầm quan trọng của vòng quay hàng tồn kho đối với doanh nghiệp Sản xuất

Đối với một doanh nghiệp để có thể quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả cần phải theo dõi chặt chẽ các chỉ số về doanh thu và lợi nhuận, hiểu rõ những mặt hàng đang tồn đọng, không bán được để đưa ra giải pháp giúp thu hồi vốn và lợi nhuận

Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover) có ý nghĩa quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất quản lý hàng tồn kho của một doanh nghiệp, bao gồm:

  • Đánh giá hiệu suất quản lý hàng tồn kho

Một vòng quay hàng tồn kho cao cho thấy doanh nghiệp có khả năng quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bán hàng nhanh chóng và tái nhập hàng tồn kho một cách kịp thời. Hệ số vòng quay hàng tồn kho được tính trong một khoảng thời gian nhất định, theo từng năm hoặc từng kỳ. Thông qua đó có thể đánh giá và so sánh khả năng quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp theo từng khoảng thời gian tương ứng.

  • Đánh giá hiệu quả sử dụng vốn 

Vòng quay hàng tồn kho càng cao, doanh nghiệp càng tận dụng hiệu quả nguồn vốn của mình. Điều này bởi vì họ tiêu ít thời gian để giữ hàng tồn kho, do đó giảm nguồn vốn bị đóng băng trong kho. Nếu hệ số vòng quay tồn kho càng lớn nghĩa là doanh nghiệp đang kinh doanh tốt, bán hàng nhanh và hàng không rơi vào tình trạng tồn kho, ứ đọng nhiều. Ngược lại, nếu hệ số ngày càng nhỏ nghĩa là hàng đang tiêu thụ chậm, tồn kho nhiều, cần lập kế hoạch bán hàng nhanh để không bị hết hạn sử dụng hay hư hỏng do tồn kho quá lâu. 

  • Đánh giá chi phí hàng tồn kho

Việc đo lường vòng quay hàng tồn kho giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu trữ hàng tồn kho, bao gồm chi phí lưu trữ, bảo dưỡng, bảo hiểm và mất mát do hàng tồn kho hỏng hóc hoặc lỗi thời.

  • Phân tích xu hướng bán hàng

Vòng quay hàng tồn kho có thể cung cấp thông tin về xu hướng bán hàng của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp dự đoán nhu cầu và lập kế hoạch nhập hàng tương ứng. Thông qua số vòng quay hàng tồn kho còn giúp doanh nghiệp biết được khả năng đánh giá nhu cầu của khách hàng có tốt không, kế hoạch nhập hàng có hiệu quả không. Vì nếu hệ số này quá cao thì khi nhu cầu thị trường tăng đột ngột, doanh nghiệp sẽ không đủ hàng hóa để cung cấp.

Để đánh giá đúng đắn tình trạng hàng tồn kho, doanh nghiệp cần có công thức tính phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và công cụ tính toán, phân tích và quản lý chính xác theo thời gian thực. 

5. Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là bài toán khó giải cho không ít các nhà quản trị bởi tất cả kế hoạch kinh doanh đều có thể khả thi trong điều kiện kinh tế, chính trị, xã hội ổn định. Nhưng thời gian vừa qua, xuất hiện các sự cố bất khả kháng như dịch Covid-19, chiến tranh Ukraine thì vô số bản kế hoạch bị phá sản. Cũng có không ít công ty rơi vào tình cảnh “lãi giả, lỗ thật” bởi ngộ nhận giá trị tồn kho

  • Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi loại vật tư/ hàng hóa

Đây là công việc vô cùng quan trọng để quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt vật tư/ hàng hóa dẫn đến giảm doanh thu (đối với doanh nghiệp thương mại), việc sản xuất bị trì trệ (đối với doanh nghiệp sản xuất), đồng thời giảm thiểu và hạn chế tối đa các chi phí tồn kho của doanh nghiệp. Mức tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu nên được thiết lập theo từng mặt hàng và được điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định nào đó, đặc biệt những mặt hàng sản xuất và kinh doanh có thời vụ hoặc hàng tươi sống. 

Để xác định chính xác mức tồn kho tối đa và tối thiểu, doanh nghiệp cần có thời gian thu thập dữ liệu và phân tích để tìm ra hạn mức mỗi loại vật tư/hàng hóa. Với sự phát triển của công nghệ, các doanh nghiệp Sản xuất hiện nay đang tận dụng tính hiệu quả và chính xác của phần mềm quản trị nguồn lực toàn diện ERP dành cho ngành Sản xuất

Bởi tối ưu hệ thống quản trị hàng hóa lưu kho, đồng nghĩa với tối ưu chi phí kho bãi, quản trị vận chuyển, cải thiện tốc độ của hoạt động mua - bán hàng hóa, phần mềm ERP thúc đẩy chuỗi cung ứng doanh nghiệp tới nhà phân phối và khách hàng hiệu quả. Từ đó, quản lý và kiểm soát tình trạng hàng hóa được đảm bảo với hàng loạt tính năng thông minh: quản lý đơn hàng, chứng từ và hợp đồng mua bán, thiết lập tồn kho tối đa, tối thiểu theo từng kho, quản lý theo hàng/lô/ hoặc serial, quản lý quá trình lấy hàng, soạn hàng và đóng gói,... Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho theo chủng loại, chi tiết đến từng vật tư, hàng hóa trong nhiều kho và có thể tính giá xuất kho tự động theo tất cả các phương pháp.

  • Kiểm kê hàng hóa định kỳ. 

Để xác định số liệu thực tế với trên sổ sách có giống nhau không, các doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê. Khi kiểm đếm lại số lượng các mặt hàng, doanh nghiệp cũng có thể phát hiện ra hàng hư hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn. Đây là hoạt động vô cùng cần thiết. Việc kiểm kê thường xuyên đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế sai sót và phát sinh chi phí liên quan đến hàng hỏng, hàng kém phẩm chất.

Việc kiểm kê hàng hóa định kỳ yêu cầu dữ liệu về số lượng, thời gian hàng hóa xuất nhập kho được cập nhật chính xác và minh bạch. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp sở hữu số nhà kho và lượng hàng hóa lớn, việc thu thập thông tin khó tránh tình trạng thất thoát, sai sót. Bởi vậy, doanh nghiệp cần giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp các nghiệp vụ kho và theo dõi mọi biến động của hàng hóa trên toàn bộ hệ thống kho và các khu vực lưu trữ hàng hóa như WMS. WMS được tích hợp chặt chẽ, liền mạch toàn bộ các quy trình hoạt động và quản lý kho hàng hóa: từ khi nhập nguyên vật liệu, xuất kho sản xuất, nhập thành phẩm, kiểm kê, xuất kho, đóng gói và giao hàng. Đặc biệt với khả năng tích hợp với phần mềm ERP, WMS thúc đẩy hiệu suất của các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng và sản xuất, giúp doanh nghiệp hoạch định chính xác nhu cầu nguyên vật liệu, thời gian sản xuất, thời gian giao hàng. 

Với bề dày hơn một thập kỷ kinh nghiệm Chuyển đổi số cho doanh nghiệp Sản xuất, CMC Consulting là đơn vị dẫn đầu cung cấp giải pháp Tư vấn và Triển khai giải pháp Quản trị toàn diện ERP. Bằng đội ngũ chuyên gia giàu kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực, CMC Consulting tự tin đồng hành, giải quyết triệt để mọi bài toán và đón đầu những công nghệ mới cho doanh nghiệp. 

Liên hệ để nhận tư vấn của Chuyên gia Chuyển đổi số Ngành Sản xuất tại đây.






Bài viết liên quan

Chat