Tại nhiều nhà máy, dữ liệu về bán thành phẩm vẫn đang nằm rời rạc giữa các công đoạn như bảng Excel, báo cáo cuối ca và điều này dẫn đến một thực tế quen thuộc: doanh nghiệp không nắm được trạng thái thực của sản xuất. Khi thông tin không minh bạch, doanh nghiệp rất khó kiểm soát thời gian tồn WIP, khó dự báo tiến độ và khó tối ưu dòng chảy sản xuất. Đây cũng là lý do nhiều nhà máy dù đã tự động hóa ở một số công đoạn, nhưng hiệu suất tổng thể vẫn không được cải thiện đáng kể.
Chính khoảng trống này khiến Work in Progress Tracking (WIP Tracking) – theo dõi bán thành phẩm trở thành một năng lực quan trọng trong quản trị sản xuất hiện đại, mở ra khả năng quản trị sản xuất chủ động, chính xác và hiệu quả hơn.
WIP và WIP tracking là gì?
WIP (Work in Progress) là các sản phẩm đã bắt đầu gia công nhưng chưa hoàn thiện, chúng không còn là nguyên vật liệu, nhưng cũng chưa phải thành phẩm và thường được gọi là bán thành phẩm, hàng đang sản xuất, sản phẩm dở dang.
WIP tracking là quá trình theo dõi trạng thái, tiến độ, vị trí, người phụ trách, bước công việc và thời gian xử lý của từng đơn vị WIP trong dây chuyền để đảm bảo mọi bán thành phẩm di chuyển xuyên suốt dây chuyền mà không bị thất lạc, chờ đợi quá lâu hoặc gây tắc nghẽn.
Tại sao doanh nghiệp cần WIP Tracking?
1. Giữ dòng chảy sản xuất suôn sẻ
Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của quản trị sản xuất là duy trì dòng chảy liên tục (continuous flow). WIP Tracking giúp doanh nghiệp nhìn thấy rõ lượng bán thành phẩm đang tồn tại ở từng công đoạn theo thời gian thực, thay vì chỉ phát hiện vấn đề khi WIP đã phình to.
Thông qua dữ liệu này, nhà quản lý có thể đánh giá mức độ cân bằng giữa các công đoạn, xác định những điểm có dấu hiệu quá tải hoặc vận hành dưới công suất. Khi phát hiện WIP tăng bất thường tại một khâu nhất định, doanh nghiệp có thể kịp thời điều chỉnh kế hoạch sản xuất, phân bổ lại nhân lực, máy móc hoặc vật liệu để khôi phục dòng chảy
2. Rút ngắn chu kỳ sản xuất, giảm thời gian sản xuất, thời gian chờ
WIP Tracking theo thời gian thực giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các “nút thắt cổ chai”, những công đoạn có hiệu suất thấp hoặc các khoảng thời gian chờ bất thường giữa các bước sản xuất. Dựa trên dữ liệu này, nhà quản lý có thể chủ động can thiệp bằng cách điều phối lại nhân lực, điều chỉnh thứ tự sản xuất, cân bằng tải giữa các máy móc hoặc cải thiện cách thức vận hành tại công đoạn gặp vấn đề. Việc can thiệp sớm giúp ngăn chặn tình trạng chậm trễ lan sang các công đoạn phía sau.
Khi thời gian chờ được cắt giảm và dòng chảy sản xuất được cải thiện, chu kỳ sản xuất tổng thể được rút ngắn, năng lực phản ứng của nhà máy trở nên linh hoạt hơn trước biến động về kế hoạch và nhu cầu thị trường.
3. Nâng cao khả năng giao hàng đúng hạn & linh hoạt theo nhu cầu
Khi doanh nghiệp nắm được trạng thái chính xác của từng lô WIP, việc điều phối sản xuất trở nên chủ động hơn rất nhiều. WIP Tracking cung cấp dữ liệu theo thời gian thực, giúp nhà quản lý dễ dàng sắp xếp thứ tự xử lý, điều chỉnh lịch sản xuất hoặc ưu tiên những đơn hàng gấp mà không gây xáo trộn toàn bộ dây chuyền.
Nhờ khả năng dự báo tiến độ chính xác hơn, doanh nghiệp cải thiện đáng kể tỷ lệ giao hàng đúng hạn, đồng thời tăng mức độ linh hoạt để đáp ứng nhanh với biến động nhu cầu của khách hàng.
4. Giảm lỗi, tăng kiểm soát chất lượng
WIP Tracking cho phép doanh nghiệp theo dõi rõ ràng hành trình của từng bán thành phẩm, bao gồm công đoạn hiện tại, người phụ trách và thời điểm xử lý. Điều này tạo ra sự minh bạch trong toàn bộ quy trình, giúp đội ngũ chất lượng dễ dàng kiểm tra, xác minh và đảm bảo sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn ngay từ từng bước nhỏ.
Khi xảy ra lỗi hoặc sai sót, hệ thống giúp truy vết nhanh nguồn gốc, hạn chế tình trạng lỗi lan sang nhiều công đoạn sau. Việc này không chỉ giảm chi phí sửa lỗi mà còn góp phần nâng cao tính kỷ luật quy trình, buộc trách nhiệm rõ ràng và cải thiện chất lượng ổn định theo thời gian.
Doanh nghiệp theo dõi WIP bằng cách nào?
1. Các giải pháp công nghệ
WIP Tracking hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải có khả năng thu thập và cập nhật dữ liệu sản xuất một cách liên tục và chính xác. Các giải pháp công nghệ như hệ thống MES, nền tảng Production Monitoring, IoT và các công cụ giám sát thời gian thực đóng vai trò là lớp nền tảng giúp kết nối dữ liệu từ máy móc, dây chuyền và con người. Thay vì phụ thuộc vào báo cáo cuối ca hoặc cập nhật thủ công, hệ thống có thể ghi nhận trạng thái sản xuất ngay tại thời điểm phát sinh, bao gồm thời gian bắt đầu – kết thúc công đoạn, trạng thái vận hành của thiết bị và tiến độ của từng lô sản xuất.
Khi dữ liệu được thu thập tự động và theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh về dòng chảy WIP, nhận diện sớm các điểm nghẽn, công đoạn hoạt động kém hiệu quả hoặc thời gian chờ kéo dài. Đây cũng là nền tảng để phân tích sâu hơn về hiệu suất máy móc, mức độ sử dụng nguồn lực và các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chu kỳ sản xuất.
2. Vạch rõ quy trình
Bên cạnh công nghệ, một hệ thống WIP Tracking chỉ thực sự hiệu quả khi được xây dựng trên quy trình theo dõi rõ ràng và thống nhất. Mỗi đơn vị bán thành phẩm cần được gắn mã định danh ngay từ khi bắt đầu sản xuất, có thể là tag, mã code, QR hoặc serial number để đảm bảo có thể truy vết xuyên suốt toàn bộ dây chuyền. Mã định danh này không chỉ giúp xác định sản phẩm đang ở công đoạn nào, mà còn liên kết với thông tin về đơn hàng, kế hoạch sản xuất và lịch giao hàng.
Quy trình theo dõi cần quy định rõ cách thức cập nhật trạng thái WIP khi sản phẩm chuyển giao giữa các công đoạn, ai chịu trách nhiệm ghi nhận và dữ liệu nào là bắt buộc. Khi quy trình được chuẩn hóa, doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro thất lạc, nhầm lẫn hoặc thiếu thông tin, những vấn đề thường gặp trong môi trường sản xuất nhiều công đoạn hoặc sản xuất theo đơn hàng. Đồng thời, dữ liệu WIP thu thập được cũng trở nên nhất quán và đáng tin cậy hơn, tạo cơ sở cho việc phân tích và tối ưu vận hành.
3. Dashboard & báo cáo
Dữ liệu WIP chỉ phát huy giá trị khi được trực quan hóa và sử dụng để ra quyết định kịp thời. Hệ thống dashboard và báo cáo cho phép nhà quản lý theo dõi trạng thái WIP theo thời gian thực, nắm bắt nhanh số lượng bán thành phẩm tại từng công đoạn, thời gian chờ, chu kỳ sản xuất và mức độ hoàn thành của từng lô hàng thay vì phải tổng hợp báo cáo thủ công, thông tin quan trọng được hiển thị tập trung, dễ hiểu và cập nhật liên tục.
Thông qua dashboard, doanh nghiệp có thể thiết lập các ngưỡng cảnh báo cho những tình huống bất thường như WIP tồn quá lâu tại một công đoạn, dấu hiệu hình thành nút thắt cổ chai hoặc sự sai lệch so với kế hoạch ban đầu. Các báo cáo phân tích về throughput, cycle time hay thời gian tồn WIP giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả vận hành theo thời gian, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh về lịch sản xuất, phân bổ nguồn lực hoặc cải tiến quy trình.
Khi được triển khai bài bản thông qua hệ thống MES và các giải pháp Smart Factory, WIP Tracking giúp nhà máy chuyển từ quản lý thủ công, rời rạc sang điều hành sản xuất theo thời gian thực, dựa trên dữ liệu, từng bước xây dựng năng lực sản xuất thông minh.
Với kinh nghiệm tư vấn và triển khai các dự án quản trị sản xuất, CMC Consulting cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng lộ trình các giải pháp Smart Factory phù hợp với đặc thù từng nhà máy, từng ngành nghề khác nhau.
Liên hệ chúng tôi ngay để nhận tư vấn lộ trình theo dõi WIP và các giải pháp Smart Factory, giúp doanh nghiệp từng bước nâng cao năng lực quản trị sản xuất theo hướng thông minh, hiệu quả và bền vững.
CMC Consulting
17/12/2025
333
