SAP HCM: Chìa khóa Tối ưu và Tinh giản quy trình Quản trị nguồn nhân lực Doanh nghiệp ngành Sản xuất

SAP HCM: Chìa khóa Tối ưu và Tinh giản quy trình Quản trị nguồn nhân lực Doanh nghiệp ngành Sản xuất

Quản lý nhân sự chính xác và hiệu quả luôn là một bài toán khó đối với doanh nghiệp Sản xuất. Khi có đến hàng ngàn nhân viên tại văn phòng, nhà máy, xưởng sản xuất khác nhau, việc quản lý dữ liệu người lao động trở nên phức tạp, phát sinh nhiều tác vụ, thủ tục và bất cập cần giải quyết, thường khiến hiệu năng của bộ phận Quản lý nhân sự và Người lao động sụt giảm. Bên cạnh đó, HR - nhân sự ngành Sản xuất thường khó nắm bắt toàn bộ ca, kíp, giờ làm thực tế, hiệu suất sản xuất…, khiến quản lý chấm công và lưu trữ dữ liệu dễ bị phân tán. Do đó, đầu tư vào giải pháp quản lý nhân sự phù hợp với mô hình sản xuất, giải quyết triệt để bài toán mà vẫn đáp ứng về chi phí, tốc độ triển khai, đang là xu hướng được nhiều doanh nghiệp Manufacturing lựa chọn.

SAP Human capital management (SAP HCM) nổi bật lên với vai trò tối ưu và tinh giản quy trình Quản trị nguồn nhân lực, hỗ trợ ngành Sản xuất đạt mục tiêu phát triển nhanh chóng và bền vững.

 I. SAP HCM - Giải pháp Quản trị nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp 

SAP Human Capital Management (SAP HCM) là hệ thống quản lý nguồn nhân lực, tích hợp toàn diện các chức năng trong quản lý nhân sự của doanh nghiệp với bộ giải pháp chiến lược để tinh giản hóa quy trình quản trị nguồn nhân lực: bảng lương, chấm công, quản lý nhân tài, quản lý trải nghiệm của nhân viên và các giải pháp phân tích để giúp doanh nghiệp kiểm soát và phát triển lực lượng lao động, hướng tới mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp; giúp doanh nghiệp tự động hóa nghiệp vụ quản lý nhân sự, từ đó, giảm công việc thủ công và nâng cao năng suất. 

Ngoài ra, SAP HCM là phần mềm linh hoạt điều chỉnh các tính năng phù hợp với quy trình hiện, đặc biệt có khả năng tích hợp với các giải pháp SAP như SAP SuccessFactors, đáp ứng nhu cầu về cải tiến và tối ưu của doanh nghiệp. 

II. Bộ tính năng của SAP HCM

Hệ thống bao gồm 6 tính năng quản trị đáp ứng mọi nghiệp vụ quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp, có thể triển khai cùng nhau hoặc riêng biệt, tùy thuộc theo nhu cầu của doanh nghiệp. Trong đó, Tính năng Quản lý chấm công (TM) và Quản lý Tiền lương (PY) là 2 giải pháp tạo nên giá trị của SAP HCM. 

1. Quản lý tổ chức - Organizational Management (OM)

Tính năng giúp hệ thống hóa thông tin theo cơ cấu tổ chức, phòng ban và chức vụ cá nhân trong doanh nghiệp, đảm bảo quản lý theo thời gian thực. OM xây dựng cho doanh nghiệp hệ thống cấu trúc báo cáo theo vị trí dựa trên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, giúp đẩy nhanh quá trình báo cáo giữa các đơn vị, bộ phận và cấp bậc.

Bên cạnh đó, tính năng OM hỗ trợ công tác quản lý vị trí và công việc trong đơn vị, bộ phận bằng những tính năng Bảng mô tả công việc (Job Description) nhằm mục đích phục vụ cho công tác Tuyển dụng (Recruitment), lập ra lộ trình công danh (Career Path), Đánh giá năng lực (Appraisal), lập ra các kế hoạch để Phát triển nguồn lực (Personnel Development). Dựa trên cơ sở dữ liệu được OM tổng hợp và hệ thống hóa, doanh nghiệp xác định được những vị trí nào cần thiết cho 1 đơn vị để đảm bảo hoạt động hiệu quả, từ đó, lên kế hoạch mục tiêu, định biên lao động và tuyển dụng chính xác, giảm thiểu rủi ro về chi phí nhân lực và vận hành.

2. Quản trị hành chính nhân sự - Personnel Administration (PA)

Tính năng PA xác định tổng thể quy trình quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp theo vòng đời của nhân viên (Employee Lifecycle).. Từ giai đoạn tuyển dụng thông qua lương thưởng, phúc lợi, định hướng nhân viên mới, đánh giá hiệu suất và hơn thế nữa, mọi dữ liệu đều được ghi lại và theo dõi thông qua quy trình này.

Với những tính năng trên, PA tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp bằng cách lưu trữ toàn bộ dữ liệu liên quan đến nhân viên theo hệ thống và tự động kiểm tra tính toàn vẹn, bảo mật của dữ liệu, từ đó tối ưu hóa, tinh giản quy trình quản trị nhân viên của doanh nghiệp.

3. Quản lý Tuyển dụng - Recruitment (RCT)

Đây là quy trình tuyển dụng tự động nhằm hỗ trợ các nhà quản lý nhân sự trong việc tuyển chọn nhân tài phù hợp, giúp doanh nghiệp tổng hợp tất cả dữ liệu liên quan đến ứng viên, đồng thời điều phối và giám sát tất cả các bước liên quan đến quản lý ứng viên.

Toàn bộ quá trình tuyển dụng xoay quanh một số hoạt động kinh doanh khác nhau:

• Quản lý Yêu cầu tuyển dụng: Xác định cách ứng viên sẽ được đánh giá và lựa chọn cho một vị trí cụ thể theo hệ thống.
• Quản lý Đăng tuyển: Xác định và triển khai chiến lược thu hút ứng viên đến với doanh nghiệp.
• Theo dõi ứng viên: Quản lý hiệu suất của các quy trình liên quan đến các bên tham gia quá trình tuyển dụng, từ quá trình sơ tuyển và lựa chọn ứng viên đến gia hạn đề nghị và hoàn thành.
• Quản lý quan hệ nhân tài: Duy trì mối quan hệ lâu dài với ứng viên tiềm năng, hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng liên hệ với ứng viên; cho ứng viên những lựa chọn tốt hơn để xác định công việc phù hợp.

4. Tính năng tự phục vụ và tự quản lý - ESS và MSS

Employee Self-Service (ESS) giúp nhân viên theo dõi từng loại dữ liệu khác nhau về toàn diện quá trình làm việc của họ trong doanh nghiệp. Mặt khác, Management Self-Service (MSS) là quy trình quan trọng để người quản lý thiết lập và duy trì, quản lý dữ liệu của nhân viên.

Với ESS, nhân viên của doanh nghiệp thực hiện được những công việc sau:

• Theo dõi tiến độ xử lý thông tin liên quan đến việc đi công tác và chi phí, từ lập kế hoạch chuyến đi đến tạo báo cáo chi phí và đưa ra yêu cầu công tác.
• Theo dõi lịch làm việc hoặc gửi yêu cầu nghỉ phép, và theo dõi tiến độ quá trình xử lý yêu cầu
• Xem lịch đào tạo và đăng ký đào tạo
• Cập nhật thông tin cá nhân như địa chỉ, liên hệ khẩn cấp, dữ liệu ngân hàng,..

Với Manager Self Service, người quản lý có thể:

• Phê duyệt thời gian nhân viên chấm công hoặc yêu cầu nghỉ phép của nhân viên
• Quản lý lịch sự kiện cho các hoạt động kinh doanh 
• Tham gia vào quá trình tuyển dụng bằng cách tạo các yêu cầu về bổ sung nhân sự và xem xét, tuyển chọn ứng viên phù hợp
• Lập kế hoạch điều chỉnh tiền thưởng cho các báo cáo với chế độ đối sánh năng lực

5. Quản lý Chấm công - Time Management (TM)

Tính năng TM hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình lập kế hoạch, thu thập thông tin về thời gian làm việc và đánh giá hiệu suất của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định theo nhu cầu của doanh nghiệp. Với việc ứng dụng tính năng TM, doanh nghiệp biết được chính xác tiến độ và thời gian làm việc của nhân viên. Cụ thể, tính năng TM hỗ trợ doanh nghiệp trong những nghiệp vụ quản lý nhân sự sau:

• Quản lý ca kíp làm việc, theo dõi giờ ra vào, quản lý thông tin làm ngoài giờ của nhân viên, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chấm công cho nhân viên chính xác và dễ dàng, loại bỏ sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Điều chỉnh số ngày, lý do nghỉ có phép cho Quá trình nghỉ của nhân viên (như nghỉ để tham gia đào tạo, nghỉ phép không lương, nghỉ ốm, thai sản....)
• Cung cấp các báo cáo liên quan đến chấm công theo thời gian thực như: bảng chấm công chi tiết của từng nhân viên, bảng công tổng hợp cho từng đơn vị, từng công ty.
• Tạo bảng thời gian làm việc theo ca/kíp, có khả năng điều chỉnh dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và theo quy định pháp luật
• Cho phép nhân viên nhập yêu cầu nghỉ phép của họ trực tiếp vào hệ thống và gửi cho cấp trên phê duyệt., đẩy nhanh quá trình xử lý thông tin và nâng cao trải nghiệm nhân viên

Ngoài ra, để quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp được tối ưu hiệu quả nhất, tính năng quản lý chấm công TM được tích hợp với tính năng Tính lương (Payroll).

6. Quản lý Tiền lương - Payroll (PY)

Tính toán bảng lương nhân viên là một trong những chức năng nhân sự quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Vậy nên, tính năng Quản lý tiền lương PY là một trong những tính năng cốt lõi của giải pháp SAP HCM. Dựa trên dữ liệu từ tính năng Quản lý Chấm công TM, tính năng PY tính toán chính xác tiền lương và tiền công của nhân viên chính thức và thời vụ của doanh nghiệp. Công lương của nhân viên được tính toán tự động dựa trên thời gian chấm công, thưởng, giờ làm thêm, quy định về thuế để tạo phiếu lương cho nhân viên theo chu kỳ thanh toán lương của doanh nghiệp.

Tính năng PY quản lý các tác vụ sau cho doanh nghiệp:

• Quản lý thông tin liên quan đến lương của nhân viên như: lương cơ bản, bảo hiểm, các loại phụ cấp, các khoản truy thu/truy lãnh, các khoản thưởng và nợ của nhân viên,…. 
• Quản lý theo phương thức tính lương: lương Gross/net, lương thời gian/sản phẩm, lương theo tổng quỹ tiền lương… 
• Hỗ trợ tính lương chính xác, lên bảng tổng hợp lương bao gồm Thuế khấu trừ, bảng so sánh lương để theo dõi tình trạng biến động lương của công ty và từ đó có những kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp giúp cho việc trả lương được nhanh chóng và thuận lợi
• Tạo các biểu thuế thu nhập cá nhân hàng tháng cho từng đối tượng, in và gửi phiếu lương (Payslip) cho từng nhân viên
• Duy trì và cập nhật bảng thông tin nhân viên / sổ lương và các hồ sơ cần thiết.
• Kế toán tiền lương trên sổ sách tài chính

Đặc biệt, khi triển khai tích hợp 2 tính năng Quản lý Chấm công (TM) và Quản lý Tiền lương (PY) sử dụng phần cứng lưu trữ dữ liệu tại chỗ (on-premise), doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp, đạt hiệu quả tối đa khi ứng dụng SAP HCM trong tối ưu hóa quy trình quản trị nguồn nhân lực.

III. TH Group - Doanh nghiệp Sản xuất đa ngành lựa chọn chuyển đổi số với SAP HCM

Ngày 29/3/2023, TH Group và CMC Consulting chính thức khởi động dự án Triển khai SAP HCM tại Công ty CP Chuỗi Thực Phẩm TH (THFC) và Công ty CP Thực Phẩm Sữa TH (TH Milk).

Tập đoàn TH (TH Group) là một trong số những doanh nghiệp tiêu biểu ngành Sản xuất tại Việt Nam đi đầu trong tốc độ chuyển đổi số. Với tư duy đi đầu ứng dụng công nghệ, cùng với tầm nhìn đầu tư vào con người là đầu tư phát triển bền vững, TH Group xác định SAP HCM là mảnh ghép quan trọng để hoàn thiện mô hình Quản trị nguồn nhân lực số.

Trước khi triển khai hệ thống, TH Group đã gặp nhiều khó khăn trong vận hành với quy mô, khối lượng nghiệp vụ, quy trình, dữ liệu nhân sự lớn. Ngoài ra, số lượng ca kíp lớn, quy tắc chấm công, tính giờ làm việc và quy tắc tính lương phức tạp tạo ra những rào cản phát triển bền vững cho TH Group. Vậy nên, với mục tiêu tối ưu hóa bộ máy quản trị nhân lực, TH Group lựa chọn bộ tính năng Quản trị Chấm công (TM) và Quản lý Tiền lương (PY) của SAP HCM là giải pháp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

TH Group nhận định giải pháp sẽ là "bánh đà” thúc đẩy nội lực sản xuất, không chỉ theo phạm vi khối mà trải rộng và đi sâu theo phạm vi tập đoàn nói chung, nâng cao sự hài lòng của nhân viên nói riêng, cùng đó, tăng tính hiệu quả trong công tác quản lý nhân sự, tăng khả năng cạnh tranh và góp phần trực tiếp vào tăng trưởng lợi nhuận doanh nghiệp.

CMC Consulting cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp, tiến tới chuyển đổi số mảng Nhân sự thành công. Tự hào là đơn vị sở hữu đội ngũ Chuyên gia hàng đầu với kinh nghiệm 15 năm, CMC Consulting sẵn sàng Tư vấn và Triển khai các giải pháp quản trị toàn diện mọi lĩnh vực cho doanh nghiệp ngành Sản xuất. 

Liên hệ với Chuyên gia Tư vấn giải pháp Chuyển đổi số Quản trị Nhân sự tại đây.