ERP (Enterprise Resource Planning) hay còn gọi là Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp là một hệ thống thông tin tác nghiệp và quản trị doanh nghiệp tích hợp tất cả các quy trình cốt lõi cần thiết để điều hành một công ty. Quá trình triển khai ERP luôn đầy gian nan và thách thức, không phải doanh nghiệp nào cũng triển khai thành công dự án ERP. Vì vậy doanh nghiệp cần cân nhắc và chuẩn bị kỹ trước khi thực hiện tránh lãng phí thời gian, tốn kém nguồn lực, kìm hãm tốc độ phát triển doanh nghiệp. Dưới đây là các yếu tố mấu chốt giúp doanh nghiệp loại bỏ thách thức và triển khai dự án ERP thành công, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp:
1. Lập kế hoạch triển khai một cách kỹ lưỡng và chi tiết
Lập kế hoạch luôn là bước được chú trọng đầu tiên và là yếu tố mà doanh nghiệp cần đầu tư lượng lớn thời gian cũng như nguồn lực để triển khai. Doanh nghiệp muốn tối đa hóa hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong quá trình ứng dụng ERP cần chú ý những vấn đề sau đây:
- Xác định phạm vi dự án:
Ở giai đoạn này doanh nghiệp cần đặt kỳ vọng rõ ràng về KPI cũng như giá trị đạt được khi tiến hành go-live dựa vào quy mô của doanh nghiệp, mức độ và phạm vi dự án doanh nghiệp muốn đầu tư cũng như dự tính những rủi ro trong quá trình triển khai ERP.
- Lập kế hoạch triển khai một cách thực tế và chi tiết nhất:
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch cụ thể về các nhiệm vụ trọng tâm cho dự án, bao gồm các cuộc họp với các nhà quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra một lộ trình thực hiện rõ ràng, từ đó hoạch định được các nguồn lực để đáp ứng tốt kế hoạch đó. Giai đoạn này sẽ quyết định chi tiết triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn, phân công trách nhiệm và xác định vai trò cho từng người trong team triển khai bao gồm leader, các thành viên và những người có liên quan. Doanh nghiệp nên dành thời gian trong giai đoạn này để có thể lên được một bản kế hoạch sát sao theo từng đầu mục công việc cụ thể để giúp quá trình triển khai ERP được rõ ràng và đảm bảo được tiến độ dự án.
- Sự chỉ đạo sát sao của Ban Lãnh Đạo (BOD)
Dự án ERP cần phải được định hướng từ trên xuống dưới, cần có người từ đội ngũ lãnh đạo tham gia chỉ đạo, hỗ trợ hàng ngày nhằm đảm bảo việc triển khai ERP đi đúng hướng đã được vạch ra ban đầu. Ban Lãnh Đạo còn đóng vai trò là người dung hòa và kịp thời đưa ra các quyết định quyết đoán khi xảy ra mâu thuẫn hay mất thống nhất giữa các thành viên trong team hoặc giữa 2 bên triển khai.
2. Lựa chọn phần mềm ERP phù hợp
Việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với loại hình hoạt động cũng như đặc thù riêng của từng doanh nghiệp để triển khai một cách thành công và thuận lợi cần có sự tính toán và cân nhắc kỹ lưỡng. Để tìm được một giải pháp ERP nhằm tối đa hóa các chức năng trong việc vận hành cũng như đạt được hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp lưu ý các tiêu chí sau:
- Dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp
Bản chất linh hoạt của phần mềm ERP là cho phép các doanh nghiệp triển khai giải pháp dựa trên nhu cầu kinh doanh của chính mình. Doanh nghiệp cần xác định rõ tình hình kinh doanh hiện tại và dựa vào các mục tiêu trong tương lai bao gồm: mục tiêu tăng trưởng, mục tiêu về hiệu quả, tốc độ đạt được mục tiêu,.vv.
- Yêu cầu về phần mềm ERP phù hợp
Mỗi doanh nghiệp đều có một quá trình vận hành riêng và yêu cầu cụ thể khi áp dụng phần mềm ERP. Để giải quyết được các bài toán mà doanh nghiệp đang gặp phải, một phần mềm ERP phù hợp cần đáp ứng được các yêu cầu về: công nghệ, khả năng tùy chỉnh linh hoạt giữa các phòng ban chức năng, khả năng nâng cấp và mở rộng trong tương lai, khả năng chuyển đổi tích hợp giữa phần mềm ERP và các phần mềm khác,.vv.
- Ngân sách và nguồn lực
Doanh nghiệp cần xác định rõ có thể phân bổ ngân sách bao nhiêu để ứng dụng được một hệ thống ERP. Nếu nguồn lực (bao gồm ngân sách và đội ngũ nhân lực) bị hạn chế, doanh nghiệp cần tiết giảm và phân loại thật chặt chẽ, kỹ lưỡng các yêu cầu chức năng mà các phòng ban đưa lên. Hoặc doanh nghiệp có thể lựa chọn các giải pháp đơn lẻ khác với phí hợp lý, nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động.
- Đối tác triển khai
Một đối tác triển khai phù hợp sẽ giúp quá trình ứng dụng ERP của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Khi lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp nào, doanh nghiệp cũng nên đặt ra những câu hỏi về: Lợi ích, giá trị mang lại sau khi triển khai là gì? Sự phù hợp của giải pháp? Chọn đúng nhà cung cấp phần mềm ERP đồng nghĩa với việc chọn ra đối tác sẽ giúp công ty chuẩn bị phần nền tảng, hỗ trợ đào tạo, giúp giảm bớt quá trình chuyển đổi, xử lý rủi ro gặp phải và luôn đồng hành cho đến khi quá trình chuyển đổi hoàn tất. Nếu đáp ứng đủ các tiêu chí nêu trên, doanh nghiệp đã hoàn thành một nửa hành trình đến thành công trong triển khai ERP.
3. Đầu tư chi phí triển khai ERP
Không có công thức chung để định giá chính xác doanh nghiệp cần chi bao nhiêu cho giải pháp ERP bởi các nhà cung cấp có các cách định giá khác nhau và mỗi doanh nghiệp có nhu cầu khác nhau với từng giải pháp triển khai. Tuy nhiên có một số khoản chi phí cố định mà doanh nghiệp cần sẵn sàng cho việc triển khai bao gồm:
- Phí Licence
Phí Licence hay còn gọi là phí cấp giấy phép sử dụng. Giống như nhiều ứng dụng doanh nghiệp khác, phần mềm ERP thường thường cấp phép để sử dụng. Đây là một khoản đòi hỏi bắt buộc có thể dành cho doanh nghiệp, đơn vị cụ thể hoặc một số người dùng trong quá trình triển khai.
- Phí triển khai thực hiện
Đây thường là chi phí chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí triển khai ERP. Quá trình triển khai phần mềm sẽ bao gồm: tư vấn giải pháp; thiết lập quy trình, cài đặt phần mềm, đào tạo nhân viên, vận hành hệ thống, vv… Vì vậy chi phí triển khai nhiều hay ít dựa vào thời gian cũng như độ phức tạp của dự án. Để giúp doanh nghiệp giảm bớt áp lực kinh phí, các nhà cung cấp phần mềm có thể đề xuất kéo dài thời gian thực hiện; hoặc ưu tiên triển khai những phân hệ cần thiết quan trọng trước, còn lại có thể mở rộng trong giai đoạn tiếp theo.
- Chi phí phần cứng và hạ tầng
Bao gồm chi phí lắp đặt máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện,… Về máy chủ cơ bản cần có: máy chủ hệ thống, máy chủ CSDL, máy chủ dự phòng; ngoài ra còn có máy chủ quản lý thư điện tử; máy chủ quản lý dịch vụ internet hay máy chủ tài liệu dùng chung…
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng công nghệ Cloud ERP để khai thác dữ liệu trên ERP thông qua kết nối internet, từ đó giúp giảm thiểu các chi phí lắp đặt, vận hành hệ thống và giúp tiết kiệm tối đa chi phí triển khai ERP.
- Phí nâng cấp và bảo trì hệ thống ERP
Trong quá trình sử dụng, phần mềm ERP có thể phát sinh các lỗi hệ thống. Vì vậy việc bảo trì, nâng cấp hệ thống ERP lên phiên bản mới hơn để tránh phát sinh lỗi do phiên bản lỗi thời gây ra cần được thực hiện nhanh chóng, tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp có thể chủ động thời điểm nâng cấp hệ thống cũng như tính toán chi phí cho quá trình này. Vì vậy, việc tham khảo ý kiến tư vấn từ nhà cung cấp ERP là rất cần thiết để xác định cụ thể thời gian cũng như hệ quả có thể có khi nâng cấp; từ đó dự trù phương án thay thế để mọi hoạt động đều diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.
4. Đào tạo Key Users và End Users
Đào tạo người dùng chính (Key Users) và người dùng cuối (End Users) bằng phương pháp “train the trainer”, nghĩa là đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ Key Users của doanh nghiệp để thực hiện thành thạo trên hệ thống, sau đó Key Users sẽ tiến hành kiểm tra hệ thống so với giải pháp đã thống nhất và hoàn thành xác nhận thì chuyển dự án qua giai đoạn chuyển đổi để vận hành chính thức và Key Users sẽ lên kế hoạch để đào tạo lại cho người dùng cuối (End Users). Quá trình đào tạo người dùng ERP cần chú ý những yêu cầu sau:
- Đội ngũ nhân sự sẵn sàng thích nghi với hệ thống ERP mới
Việc chuyển đổi giữa hệ thống cũ sang hệ thống ERP đòi hỏi nhiều thời gian cũng như khối lượng công việc, kiến thức khổng lồ. Cần cả sự hỗ trợ của ban lãnh đạo, quản lý cấp cao và toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp. Tuy nhiên việc thay đổi hệ thống quản trị doanh nghiệp lại có những ảnh hưởng nhất định khiến nhiều nhân viên chưa thật sự sẵn sàng. Vấn đề này cần phải có một sự xử lý khéo léo từ ban lãnh đạo để làm an lòng nhân viên và chứng minh được giá trị lợi ích của phần mềm ERP đối với hoạt động vận hành doanh nghiệp.
- Được hỗ trợ kỹ thuật
Việc đào tạo các user cần có sự hỗ trợ kỹ thuật của đội ngũ triển khai nhằm đưa các nghiệp vụ của doanh nghiệp đi vào đúng hướng và giảm thiểu các lỗi phát sinh trong quá trình go-live. Đơn vị triển khai có thể hỗ trợ doanh nghiệp thông qua 2 phương thức: hỗ trợ tại chỗ (On-Site) bằng cách cử đội ngũ chuyên gia đến doanh nghiệp và khắc phục sự cố gặp phải, hỗ trợ từ xa (Remote) thông qua Internet, điện thoại, vv..
- Đào tạo một cách nghiêm túc, kết hợp giữa lý thuyết và thực hành.
Những người dùng cuối bao gồm đội ngũ quản trị hệ thống và đội ngũ nhân viên tác nghiệp cần phải được đào tạo để sử dụng hệ thống đúng cách và hiệu quả nhất. Việc đào tạo cần được thực hiện một cách nghiêm túc, hướng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành ngay trên máy. Nếu có điều kiện doanh nghiệp nên đào tạo cho tất cả người dùng tuy nhiên, trong một số trường hợp người dùng quá đông hay doanh nghiệp có nhiều quá nhiều chi nhánh tại nhiều địa điểm khác nhau, có thể lựa chọn đào tạo những người chủ chốt, sau đó chính những người này sẽ tiếp tục đào tạo lại cho người khác.
***
Để việc triển khai hệ thống ERP diễn ra thuận lợi và suôn sẻ, doanh nghiệp cần phải xác định rõ các yếu tố cốt lõi ở bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp từ đó có thể chuẩn bị và đầu tư nguồn lực kỹ lưỡng, sẵn sàng nắm bắt cơ hội chuyển đổi để tối ưu hóa quá trình kinh doanh. Và quan trọng hơn, một đối tác triển khai ERP uy tín sẽ là một trợ thủ vô cùng đắc lực giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán đặt ra, góp phần tạo nên sự bứt phá cho mỗi doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số.
CMC Consulting (Tiền thân là CMC Ciber) hân hạnh là Đối tác Vàng (Gold Partner) của SAP Việt Nam, là nhà cung cấp uy tín hàng đầu về các dịch vụ tư vấn, triển khai giải pháp Quản trị Doanh nghiệp ERP của SAP. Với đội ngũ hơn 150 chuyên gia tư vấn ERP hàng đầu và giàu kinh nghiệm, CMC Consulting đã thành công triển khai hệ thống ERP cho nhiều doanh nghiệp tập đoàn lớn tại Việt Nam và trên thế giới. Các giải pháp SAP ERP do CMC Consulting cung cấp đáp ứng đầy đủ các tiêu chí của từng doanh nghiệp với giá thành cạnh tranh và chất lượng dẫn đầu.CMC Consulting luôn nỗ lực mang đến cho doanh nghiệp những giá trị bền vững trong quá trình triển khai ERP để cùng doanh nghiệp vượt qua thách thức và nắm bắt cơ hội thành công.
CMC Consulting - Đồng hành cùng Doanh nghiệp trong Thời kỳ chuyển đổi số!
Liên hệ:
Hotline: 024 7106 5555- Ext: 8700
Email: contact.cmcconsulting@cmc.com.vn
CMC Consulting 
15/03/2022
2349
