Lợi nhuận của doanh nghiệp có thể gia tăng từ việc cắt giảm các chi phí trong quá trình hoạt động kinh doanh. Và một trong những chi phí chiếm tỉ trọng lớn nhưng thường bị các doanh nghiệp ‘bỏ quên’ và ảnh hưởng trực tiếp đến giá cung cấp cho khách hàng chính là chi phí tổn thất cho các hoạt động lãng phí DOWNTIME, không cần thiết trong quá trình vận hành.
DOWNTIME là 8 loại lãng phí doanh nghiệp dễ mắc phải trong vận hành chuỗi cung ứng, đặc biệt trong doanh nghiệp Sản xuất. Bên cạnh cải thiện lợi nhuận cho doanh nghiệp, việc quản lý, cắt giảm và loại bỏ các hoạt động lãng phí trong vận hành là điều cần thiết cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Giải pháp quản trị vận hành toàn diện - SAP Business One giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả và kịp thời cắt bỏ lãng phí, thu thập thông tin và ra quyết định chính xác theo thời gian thực để tối ưu hoạt động sản xuất, đảm bảo chuỗi cung ứng diễn ra nhịp nhàng và liền mạch, giảm thiểu rủi ro, chi phí tiềm ẩn.
DOWNTIME trong chuỗi cung ứng và sản xuất
1. Defects - Lãng phí do sửa chữa, loại bỏ sản phẩm hỏng
Lãng phí do lỗi, khuyết tật sản phẩm gây gián đoạn quá trình sản xuất và cung ứng. Để khắc phục các sản phẩm có lỗi, doanh nghiệp phải dừng dây chuyền sản xuất hoặc tốn kém thời gian để sửa chữa những sản phẩm bị lỗi theo quy trình riêng biệt.
Loại bỏ hoàn toàn các tổn thất lãng phí là điều khó thực hiện, nhưng lãng phí do sản phẩm có thể được hạn chế thông qua quy trình sản xuất được tiêu chuẩn hóa và quản lý chặt chẽ ở mọi cấp độ sản xuất trên nền tảng quản trị toàn diện SAP Business One (SAP B1). Tính năng Quản lý sản xuất của SAP B1 giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý quá trình sản xuất, đảm bảo các khâu hoạt động theo quy trình và chất lượng tiêu chuẩn, từ đó giảm thiểu lỗi và chi phí trong sản xuất, tăng năng suất và hiệu quả kinh doanh lên tối đa.
2. Overproduction - Lãng phí do sản xuất dư thừa
Sản xuất cung vượt cầu là một chiến lược của doanh nghiệp để đảm bảo luôn cung cấp đủ hàng hoá khi có nhu cầu. Trên thực tế, các doanh nghiệp sản xuất thường sản xuất dự phòng 5-7% số lượng trên đơn hàng hoặc sản xuất trước một số mặt hàng cơ bản để có thể giao hàng ngay nếu có khách đặt. Tuy nhiên, khi sản xuất không được quản lý chặt chẽ sẽ trở thành gánh nặng tài chính không hề nhỏ cho doanh nghiệp trong quản trị hàng tồn kho. Nếu để số hàng dư thừa này vượt mức kiểm soát sẽ trở thành hàng tồn kho, và doanh nghiệp sẽ khó để quay vòng vốn, cộng với đó là việc lãng phí chi phí lưu kho.
Để giảm gánh nặng cho các khâu sau sản xuất, SAP B1 hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch sản xuất hàng hoá ở mức an toàn bằng cách thiết lập luồng tác vụ hợp lý, kiểm soát số lượng và đảm bảo tốc độ sản xuất của các quy trình sẵn có tại mỗi giai đoạn công việc đạt hiệu quả tối đa.
3. Waiting - Lãng phí do chờ đợi
Lãng phí do chờ đợi xảy ra do các công đoạn trên dây chuyền có tốc độ không đồng đều, do thiếu chi tiết, do trục trặc kỹ thuật khiến dây chuyền bị trì hoãn để chờ đợi thu thập đủ nguyên vật liệu mới tiếp tục tiến hành sản xuất. Khi dây chuyền hay máy đang hoạt động rất khó để phát hiện ra lãng phí này.
Thời gian “chết" trong hoạt động sản xuất kinh doanh là tất yếu. Chờ đợi nguyên vật liệu, chờ đợi kinh phí, chờ đợi vận chuyển,... thời gian “chết" này không mang lại bất kỳ lợi ích nào cho doanh nghiệp, mặc dù không thể loại bỏ hoàn toàn những doanh nghiệp cần cắt giảm đến mức tối thiểu bằng việc nâng cao hiệu suất làm việc của các khâu.
Với bộ tính năng toàn diện từ kho vận, sản xuất đến mua bán của SAP B1, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết kế các quy trình để đảm bảo dòng chảy liên tục của hoạt động kinh doanh, giảm thiểu tối đa thời gian “chết”, tối ưu hệ thống quản trị hàng hóa lưu kho, đồng thời tối ưu chi phí kho bãi, quản trị vận chuyển, cải thiện tốc độ của hoạt động mua - bán hàng hóa, thúc đẩy chuỗi cung ứng doanh nghiệp tới nhà phân phối và khách hàng hiệu quả.
4. Non-Utilized Talent - Lãng phí nguồn nhân lực
Trong sản xuất, sự lãng phí nguồn nhân lực được thấy khi nhân viên được đào tạo kém, không biết cách vận hành hiệu quả thiết bị, khi nhân viên được giao sai công cụ cho công việc,... Việc thiếu khung đánh giá năng lực và hệ thống hồ sơ nhân viên dẫn đến doanh nghiệp thiếu thông tin để xác định nguồn gốc của lãng phí nguồn nhân lực.
Để quản lý sát sao chất lượng làm việc và năng lực thực của nhân viên, doanh nghiệp cần nền tảng lưu trữ dữ liệu theo hệ thống và quy trình báo cáo tiến độ, kết quả công việc theo thời gian thực minh bạch và chính xác. Từ đó, doanh nghiệp xác định được vấn đề cần được xử lý và đưa ra quyết định điều chỉnh hiệu quả.
5. Transport - Lãng phí do vận chuyển
Vận chuyển là khâu tất yếu trong sản xuất, bởi vậy doanh nghiệp ít khi để tâm đến lãng phí do vận chuyển gây ra. Tuy nhiên, loại lãng phí này cũng chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong DOWNTIME. Nguồn gốc của lãng phí do vận chuyển có thể đến từ việc phương tiện vận tải (xe xúc, băng tải,…) chạy không đủ tải, không sử dụng ở hiệu suất cao nhất hoặc khoảng cách giữa các kho bãi, địa điểm vận chuyển.
Vận chuyển trong sản xuất và chuỗi cung ứng
Do đó, doanh nghiệp cần thiết kế và xây dựng một chu trình sản xuất khép kín, hiện đại và thuận tiện. Quy trình vận chuyển nguyên liệu đến nơi sản xuất, sản phẩm đến kho bãi và cuối cùng là nơi tiêu thụ nên được thực hiện theo lộ trình hiệu quả nhất. Việc hạn chế lãng phí vận chuyển có thể được giải quyết thông qua đơn giản hóa quy trình vận chuyển, nâng cấp và cải tiến cơ sở hạ tầng số.
6. Inventory - Lãng phí do hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một cách thức để đảm bảo quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá diễn ra liền mạch, xuyên suốt, không bị gián đoạn. Tuy nhiên, lượng tồn kho bị tồn đọng quá mức sẽ gây ra tác dụng ngược như lỗi sản phẩm hoặc hư hỏng vật liệu, thời gian thực hiện quá trình sản xuất lớn hơn, phân bổ vốn không hiệu quả,. Hàng tá chi phí phát sinh: Chi phí lưu kho, chi phí do chiếm dụng mặt bằng, chi phí quản lý,… và các vấn đề tiềm ẩn khác trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch sản xuất hiệu quả, dự đoán được nhu cầu để dự trữ hàng tồn kho hợp lý tránh lãng phí.
Được phát triển với vai trò Core - cốt lõi trong bộ tính năng đặc thù cho quản trị doanh nghiệp Sản xuất, phân hệ Quản lý kho vận và kiểm soát tồn kho của SAP B1 đáp ứng nhu cầu cấp thiết, đặc biệt với ngành sản xuất và thương mại. Quản lý và kiểm soát tình trạng hàng hóa của doanh nghiệp được đảm bảo với hàng loạt tính năng thông minh: quản lý đơn hàng, chứng từ và hợp đồng mua bán, thiết lập tồn kho tối đa, tối thiểu theo từng kho, quản lý theo hàng/lô/ hoặc serial, quản lý quá trình lấy hàng, soạn hàng và đóng gói,...
7. Motion - Lãng phí do di chuyển, chuyển động
Đây là lãng phí được tạo ra bởi những hoạt động, thao tác thừa của người sản xuất, những hoạt động không đem lại giá trị gia tăng, hay việc di chuyển để thực hiện công việc tưởng chừng vô hại nhưng lại gián tiếp gây ra lãng phí. Hiện nay, nhiều xưởng sản xuất của các doanh nghiệp đang được bố trí theo chức năng và sản xuất một sản phẩm phải đi qua nhiều khâu. Việc luân chuyển này không chỉ làm phát sinh lãng phí do lưu trữ mà còn dẫn đến hư hỏng và khuyết tật sản phẩm. Doanh nghiệp cần tối ưu hoá quy trình sản xuất, giảm thiểu tối đa khoảng cách vật lý để khắc phục
Để khắc phục lãng phí này này, doanh nghiệp cần phát triển các công cụ hỗ trợ chuyển động và một quy trình làm việc tinh gọn cụ thể rõ ràng không thừa bước, tối thiểu hóa khoảng cách vật lý giữa các khâu sản xuất. Phân hệ Quản lý sản xuất của SAP B1 giúp xây dựng quy trình sản xuất phù hợp và đạt hiệu quả tối đa, thiết kế linh hoạt dựa trên nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp.
8. Extra-processing - Lãng phí do quá trình vận hành
Quy trình làm việc không hợp lý, thiếu thông tin giữa các bộ phận gây ra sự chậm trễ và thiếu chính xác trong việc ra quyết định của nhà quản lý, dẫn đến lãng phí do vận hành, đồng thời hạn chế năng lực của người lao động và tạo cơ hội cho những khuyết tật sản phẩm phát sinh.
Việc vận hành mọi chức năng quản trị trên cùng một nền tảng, thông tin trong doanh nghiệp được tập hợp vào một nguồn dữ liệu duy nhất, nhân viên có thể dễ dàng truy cập thông tin tổng hợp và chính xác nhất theo thời gian thực. Từ đó, SAP B1 giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn, giảm thiểu lãng phí trong vận hành và những khâu khác trong quá trình sản xuất.
Những lãng phí trên gây ra tổn thất đáng kể về tài chính cho doanh nghiệp, đặc biệt là ngành Sản xuất. Hệ thống Quản trị doanh nghiệp tổng thể SAP Business One giúp doanh nghiệp thu thập, hệ thống và lưu trữ thông tin, phân tích và trực quan hóa dữ liệu cho doanh nghiệp. Nền tảng này được thiết lập, triển khai theo “bài toán kinh doanh” của doanh nghiệp, từ đó thu thập, phân tích dữ liệu để giải quyết bài toán đó, thống nhất dữ liệu về một nguồn xuyên suốt các bộ phận chức năng, sau đó cung cấp cho các nhà quản lý và giám đốc điều hành thông tin về doanh nghiệp chính xác nhất, tối ưu hóa quy trình ra quyết định kinh doanh.
Với bề dày hơn một thập kỷ kinh nghiệm, CMC Consulting là đơn vị dẫn đầu cung cấp giải pháp Tư vấn và Triển khai giải pháp Quản trị doanh nghiệp ERP trong nước và quốc tế. Bằng đội ngũ chuyên gia giàu kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực, chúng tôi cam kết tư vấn và cung cấp các giải pháp ERP phù hợp, hiệu quả với giá thành cạnh tranh dựa trên quy mô - nhu cầu của từng khách hàng.
Liên hệ với Chuyên gia Tư vấn Chuyển đổi số ngành Sản xuất tại đây.
Giang Hoàng
12/06/2023
3051
