Tầm quan trọng của quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp

Dữ liệu là tài sản vô giá của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào, điều này đặt ra nhiều thách thức trong quản trị dữ liệu. Nền tảng dữ liệu được quản trị hiệu quả sẽ tối giản những quyết sách cảm tính, giúp nhà quản lý, chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn, có lợi cho sự phát triển bền vững của tổ chức, doanh nghiệp. Hoạt động quản lý dữ liệu không được đầu tư, không bảo mật, không có kế hoạch khai thác, vừa tiêu tốn tài nguyên vừa tác động tiêu cực đến quy trình vận hành và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Khai thác tối đa tiềm năng của dữ liệu chính là khai thác cơ hội tăng trưởng, quản trị dữ liệu hiệu quả cũng chính là quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Thấu hiểu tầm quan trọng của quản lý dữ liệu, những doanh nghiệp hàng đầu đang đầu tư đáng kể trong việc cải thiện chất lượng và quy trình quản trị dữ liệu bằng công nghệ số.

1. Quản lý dữ liệu là gì?

Quản lý dữ liệu là quá trình thu thập, lưu trữ, bảo mật và sử dụng dữ liệu của một doanh nghiệp. Dữ liệu của doanh nghiệp bao gồm các thông tin nội bộ, thông tin khách hàng, thông tin hoạt động và nhiều thông tin quan trọng khác. 

Quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp

Quản lý dữ liệu xác định ai trong tổ chức có quyền kiểm soát các tài sản dữ liệu và cách sử dụng các tài sản dữ liệu đó. Từ đó, đảm bảo dữ liệu được lưu trữ, sắp xếp, xác định rõ ràng và được sử dụng nghiêm ngặt theo ‘giao ước ban đầu’. Vì vậy, dữ liệu không chỉ cần được bảo mật mà còn phải được dễ dàng truy xuất, tìm kiếm và được lưu trên một nền tảng dùng chung của cả doanh nghiệp.

2. Quy trình quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp là gì?

Quy trình quản lý dữ liệu của doanh nghiệp là sự phối hợp giữa con người, quy trình và công nghệ để biến thông tin thành nền tảng nhằm tối ưu hiệu suất và đẩy nhanh quá trình ra quyết định.

Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần các bộ phận chuyên môn, các chuyên viên phân tích, khai thác dữ liệu để vận hành và quản trị hệ thống. Những cá nhân này làm việc sát sao với từng phòng ban, nắm rõ các kỳ vọng, vấn đề và đưa ra giải pháp cụ thể cho từng vấn đề thông qua đấu nối dữ liệu, thiết lập quy trình, trích xuất kết quả và cuối cùng là trao quyền sử dụng cho nhân sự các cấp. 

Tuy nhiên, với doanh nghiệp có khối lượng nhân sự và phòng ban lớn, quản lý dữ liệu từng phòng ban không đủ cho ban lãnh đạo hay nhà quản lý có cái nhìn bao quát và chính xác về tiến độ công việc và thực trạng của doanh nghiệp để đưa ra kế hoạch chiến lược đúng đắn.

3. Tầm quan trọng của quản trị dữ liệu hiệu quả đối với doanh nghiệp

Dữ liệu là tài sản của công ty được sử dụng để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu tăng doanh thu và giảm thiểu chi phí. Đây chính là cột sống kết nối tất cả các phân đoạn của vòng đời thông tin. 

Quản trị dữ liệu hiệu quả có thể được xem là chìa khóa vạn năng cho mọi nút thắt vận hành và bài toán kinh doanh. Mà ở đó không chỉ các nhà lãnh đạo, quản lý mà nhân sự ở mọi cấp bậc đều hưởng lợi theo cách thức khác nhau:

• ‘Bôi trơn’ hoạt động kinh doanh

 Trong hàng trăm, hàng ngàn nhân viên làm việc, cùng các hồ sơ liên quan đến quá trình làm việc, nếu không có phương pháp lưu trữ và quản lý thông minh, việc tìm kiếm tài liệu, thông tin tốn nhiều thời gian, dễ sai sót và gây chậm trễ quy trình làm việc. Ngoài ra, quản lý dữ liệu không phù hợp có thể khiến các silo dữ liệu của doanh nghiệp (tập hợp thông tin trong một bộ phận hoặc nhóm được cách ly và không thể truy cập bởi các bộ phận khác) không tương thích dẫn đến bộ dữ liệu không nhất quán, làm giảm độ tin cậy của kết quả phân tích dữ liệu.

Quản trị dữ liệu theo một nguồn thống nhất, xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp giúp giảm thiểu sự thiếu nhất quán và tối đa tốc độ đưa ra quyết định khi thị trường có thay đổi. Đội ngũ nhân sự dễ dàng tìm kiếm và truy xuất những thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình. Quản lý các cấp và nhân viên cũng dễ dàng kết nối và đánh giá kết quả công việc. Quản trị dữ liệu hợp lý giúp tránh được sự trùng lặp không cần thiết trong việc thu thập, lưu trữ dữ liệu. Nhân viên không bao giờ thực hiện cùng một tác vụ hay nhưng công việc đã được hoàn thành bởi người khác.

•  Tránh tình trạng thất lạc thông tin, dữ liệu

 Xây dựng một hệ thống quản lý dữ liệu hiệu quả giúp giảm nguy cơ mất thông tin quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Với kế hoạch quản lý dữ liệu, các biện pháp sẽ được đưa ra để đảm bảo rằng thông tin quan trọng được sao lưu. Nhân viên cũng có thể truy xuất từ ​​nguồn thứ cấp nếu nguồn chính không thể truy cập được.

Với quyền truy cập vào khối lượng lớn và đa dạng các loại dữ liệu khác nhau, các doanh nghiệp hiện nay đang đầu tư đáng kể vào kho lưu trữ dữ liệu và cơ sở hạ tầng quản lý, sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện (ERP) để chạy các nghiệp vụ thông minh và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả hơn. 

•  Tiết kiệm các chi phí khắc phục vấn đề và quản lý dữ liệu

Khi dữ liệu không được quản lý hiệu quả, những thông tin quan trọng với hoạt động kinh doanh bị thất lạc sẽ gây ra những chi phí tiềm ẩn đáng kể cho doanh nghiệp. Ngoài ra, rủi ro về dữ liệu bị đánh cắp do hệ thống quản lý dữ liệu không bảo mật là yếu tố tác động tiêu cực đến doanh nghiệp. Ví dụ điển hình là Sony đã trở thành con mồi của các cuộc tấn công mạng dẫn đến việc đánh cắp hơn 77 triệu thông tin ngân hàng của người dùng dẫn đến thiệt hại lớn về chi phí khắc phục.

Nhiều doanh nghiệp không ý thức được sự quan trọng của việc quản trị dữ liệu cho đến khi vấn đề phát sinh, kéo theo rất nhiều chi phí phát sinh. Xây dựng một hệ thống quản trị dữ liệu hiệu quả, ngân sách của doanh nghiệp sẽ được bảo toàn tốt hơn. Quản trị dữ liệu cũng giúp giảm chi phí trong các lĩnh vực quản lý dữ liệu khác thông qua việc cung cấp các cơ chế kiểm soát trung tâm.

4. Tập đoàn Vàng bạc Đá quý DOJI - Case study điển hình trong việc chuẩn hóa quản trị dữ liệu

Nếu doanh nghiệp không có cấu trúc dữ liệu được thiết kế hiệu quả thì việc quản lý dữ liệu sẽ nhanh chóng thất bại. Thậm chí, ngay cả những tổ chức có cấu trúc dữ liệu tốt, việc cho phép các nhà phân tích tìm và truy cập dữ liệu liên quan cũng là một thách thức, đặc biệt là khi dữ liệu được trải rộng trên nhiều cơ sở dữ liệu và hệ thống dữ liệu lớn. Để giúp việc truy cập dễ dàng hơn, việc ứng dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện (ERP) đang là sự lựa chọn hàng đầu để quản lý dữ liệu doanh nghiệp hiệu quả. 

Trong thời đại số, doanh nghiệp đòi hỏi các giải pháp quản lý dữ liệu hiện đại mang đến cho họ lợi ích toàn diện. Tập đoàn Vàng bạc Đá quý DOJI là case study điển hình trong việc chuẩn hóa quản trị dữ liệu, thống nhất quy trình vận hành với hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện SAP ERP tại tất cả các phòng ban, nhà máy sản xuất và hệ thống cửa hàng của DOJI trên toàn quốc. Với tầm nhìn chiến lược, tiềm lực hùng mạnh và tâm thế hội nhập vươn xa trong khu vực cũng như quốc tế, Tập đoàn đã lựa chọn Giải pháp SAP Business One do CMC Consulting tư vấn và triển khai để tối ưu hóa mọi nguồn lực, nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời đại công nghệ 4.0. 

Đại diện Tập đoàn DOJI, đại diện Tập đoàn CMC và Ban quản trị dự án SAP – ERP kích hoạt vận hành chính thức hệ thống.

"Tôi tin tưởng hệ thống SAP – ERP sẽ là công cụ hữu hiệu góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất - kinh doanh, gia tăng chất lượng phục vụ khách hàng. Việc tích hợp dữ liệu từ tất cả các phòng ban, bộ phận chức năng vào một hệ thống duy nhất giúp truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, nâng cao hiệu quả về mặt chi phí, đưa ra các chỉ đạo kịp thời, chính xác" - ông Đỗ Minh Phú, Chủ tịch Hội đồng Sáng lập Tập đoàn DOJI nhấn mạnh trong buổi công bố chính thức vận hành .

Hệ thống Quản trị doanh nghiệp tổng thể SAP Business One giúp doanh nghiệp thu thập, hệ thống và lưu trữ thông tin, phân tích và trực quan hóa dữ liệu cho doanh nghiệp. Nền tảng này được thiết lập, triển khai theo “bài toán kinh doanh” của doanh nghiệp, từ đó thu thập, phân tích dữ liệu để giải quyết bài toán đó, thống nhất dữ liệu về một nguồn xuyên suốt các bộ phận chức năng, sau đó cung cấp cho các nhà quản lý và giám đốc điều hành thông tin về doanh nghiệp chính xác nhất, tối ưu hóa quy trình ra quyết định kinh doanh. 

 SAP Business One - Giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện

Là Đối tác Vàng (Gold Partner) của SAP, CMC Consulting cùng đội ngũ chuyên gia có kiến thức sâu sắc về giải pháp ngành với kinh nghiệm dày dặn luôn là đơn vị tiên phong trong Tư vấn và Triển khai dự án SAP ERP cho các doanh nghiệp hàng đầu, giải quyết triệt để mọi bài toán của doanh nghiệp.

Liên hệ với Chuyên gia Tư vấn giải pháp Chuyển đổi số tại đây.