ERP LÀ GÌ? TẦM QUAN TRỌNG CỦA ERP TRONG HÀNH TRÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ CỦA DOANH NGHIỆP

Giải pháp ERP đang hiện diện trong các lĩnh vực, khắp mọi nơi và trên thế giới cùng với làn sóng chuyển đổi số. Nghiên cứu của Panorama Consulting trên 140 doanh nghiệp toàn cầu đã chỉ ra rằng có tới 60% doanh nghiệp đã tiến hành triển khai ERP trong năm 2022 nhằm tối ưu hiệu suất kinh doanh, nâng cao chất lượng vận hành và tăng khả năng cạnh tranh trong nền kinh tế hội nhập. 

Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu về ERP và biết cách vận dụng “trợ thủ đắc lực” này để đạt được mục tiêu quản trị đề ra. Vì lý do đó, bài viết này sẽ giải đáp thắc mắc về thông tin phần mềm ERP là gì? Lợi ích và tầm quan trọng của ERP trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. 

ERP là gì? 

Phần mềm ERP, hệ thống ERP hay giải pháp ERP là những khái niệm thường gặp trong hoạt động quản lý điều hành doanh nghiệp. ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Trong đó: 

• Enterprise (Doanh nghiệp): Chỉ chủ thể sử dụng hệ thống phần mềm với mục đích sử dụng tài nguyên và vận hành tài nguyên đó hiệu quả.
• Resource (Nguồn lực): Là các tài nguyên có sẵn trong doanh nghiệp, bao gồm tài nguyên con người, phần mềm, thiết bị máy móc, tài chính,...
• Planning (Hoạch định): Ở đây là khả năng xác định mục tiêu và lập kế hoạch cho các nguồn lực nhằm hỗ trợ doanh nghiệp vận hành trơn tru, hiệu quả hơn. 

ERP - Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp 

Như vậy, hiểu đơn giản thì phần mềm ERP là phần mềm dùng để lên kế hoạch hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được tích hợp những ứng dụng hỗ trợ toàn diện mọi chức năng, nghiệp vụ trong doanh nghiệp, tạo thành các phân hệ (module) của một gói phần mềm duy nhất, cho phép tất cả nhân sự trong một tổ chức làm việc trên cùng một hệ thống (all-in-one), cùng một nguồn dữ liệu thay vì làm việc trên các phần mềm riêng lẻ và dữ liệu độc lập như trước đây. 

Tại sao giải pháp ERP lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

Được ví như  “hệ thống thần kinh trung ương” của doanh nghiệp, phần mềm ERP tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt  các phòng ban và khâu hoạt động, tạo điều kiện cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý, giám sát số liệu, hạn chế việc “đứt gãy thông tin”, từ đó, việc hoạch định chiến lược trở nên dễ dàng và hiệu quả tối đa .

Hệ thống ERP đem lại một bức tranh tổng thể và đồng nhất từ sản xuất, bán hàng, mua hàng, kho hàng, vật tư, nhân sự, tài chính kế toán,..., được ứng dụng cho các công ty với quy mô vừa và nhỏ đến các tập đoàn đa quốc gia. Hiện nay trên thị trường phần mềm ERP có rất nhiều giải pháp toàn diện được doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn, có thể kể đến các sản phẩm của tập đoàn SAP như SAP S/4HANA, SAP Business One,...  

Tầm quan trọng của phần mềm ERP còn được thể hiện qua xu hướng sử dụng ngày càng tăng trong những năm gần đây. Theo G2, thị trường phần mềm ERP toàn cầu dự đoán sẽ đạt 78.40 tỷ USD vào năm 2026, tốc độ tăng trưởng kép CAGR đạt 10.2 % từ năm 2019 đến năm 2026. 

Các phân hệ chức năng của giải pháp ERP

Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ (module) sau: 

1. Phân hệ Tài chính - Kế toán (Finance & Accounting)

Đây được coi là phân hệ quan trọng nhất trong hệ thống ERP. Quản lý tài chính là mấu chốt trong việc sản xuất của bất kì doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Phân hệ này cung cấp thông tin chi tiết về tình hình tài chính doanh nghiệp từ việc thu thập dữ liệu từ các phòng ban chức năng. Từ đó, tạo ra những báo cáo tài chính có giá trị như bảng cân đối kế toán, biên lai thanh toán và báo cáo thuế vụ. Những báo cáo này hỗ trợ các nhà quản trị lập kế hoạch tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp. 

2. Phân hệ Quản lý sản xuất (Production Planning)

Bộ phận sản xuất là mắt xích quan trọng của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng. Là một phần không thể thiếu trong hệ thống ERP, phân hệ Quản lý sản xuất là giải pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp tăng cường năng suất và hiệu suất trong các nhà máy với khả năng cập nhật nhanh chóng và chính xác dữ liệu từ nhà máy, hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát hoạt động phân xưởng, phân bổ nguồn lực và tối ưu chi phí. Bên cạnh đó, phân hệ này còn có khả năng đưa ra các cảnh báo lỗi hỏng, dự đoán bảo trì giúp doanh nghiệp nhanh chóng khắc phục, đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn. 

3. Phân hệ Quản lý nhân sự (Human Resources Management)

Việc ứng dụng công nghệ vào quản trị nhân lực giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, chính vì thế phân hệ Quản lý nhân sự được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi triển khai ERP. Module này là cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ chi tiết về nhân lực của toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức, gồm cả thông tin tuyển dụng, hợp đồng lao động, quản trị chấm công,...Từ đó, giúp các nhà quản trị theo dõi thời gian, hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời theo dõi thời gian nghỉ trả lương, thông tin về bảo hiểm và các phúc lợi khác.

4. Phân hệ Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

Quản lý bán hàng là một phân hệ cần thiết đối với một doanh nghiệp sản xuất. Phân hệ Quản lý bán hàng bao gồm những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, nhân viên và khách hàng. Mọi dữ liệu, thông tin đến quy trình bán hàng, quản lý số lượng hàng tồn kho, thống kê tình hình lãi/lỗ của sản phẩm, từ đó, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hoạt động quản lý bán hàng, nâng cao trải nghiệm của khách hàng, gia tăng lợi nhuận và giá trị thương hiệu trên thị trường. 

5. Phân hệ Quản lý mua hàng (Purchase Control)

Module này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý việc thu mua những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất nhằm đảm bảo nguồn cung để duy trì hoạt động, bao gồm khả năng thiết lập quy trình mua hàng chuẩn, xác định các nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá chất lượng, đàm phán giá cả và lên đơn mua hàng. Với phân hệ này, nhà quản lý có khả năng theo dõi mọi hoạt động mua hàng thông qua các biểu đồ báo cáo chi tiết và trực quan.

6. Phân hệ Quản lý dự án (Project Management)

Phân hệ Quản lý dự án trong hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý dự án dễ dàng hơn nhờ các tiện ích thông minh, trực quan, đầy đủ với nhiều chế độ hiển thị như Grid, Kanban và Gantt Chart. Nhờ khả năng cung cấp công cụ theo dõi sử dụng tài nguyên, nhân lực, vật liệu, xác định các tác vụ, ngân sách dự án,... phân hệ PM hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án chuyên nghiệp hơn, giảm thiểu rủi ro, đảm bảo hoàn thành dự án đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách 

7. Phân hệ Quản lý dịch vụ (Service Management)

Có chức năng quản lý các hợp đồng dịch vụ, yêu cầu khách hàng và ghi nhận vấn đề, dịch vụ bảo trì, hỗ trợ và phản hồi khách hàng, kiểm soát chất lượng dịch vụ, tri thức và cơ sở dữ liệu dịch vụ,... Điều này cho phép doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chất lượng cao, nâng cao hài lòng của khách hàng và đảm bảo khả năng tái ký hợp đồng cho doanh nghiệp.

8. Phân hệ Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

Đây là phân hệ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý số lượng hàng hóa trong kho, đơn giản hóa quy trình xuất-nhập mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao, bao gồm việc quản lý từ giai đoạn xây dựng bộ mã của vật tư, hàng hóa đến việc quản lý những giao dịch phát sinh của vật tư, hàng hóa, hệ thống kho bãi cũng như các chính sách tồn trữ của nó. Ngoài ra, module này có thể tích hợp nhiều công nghệ quản lý kho thông minh như công nghệ Pick to Light,  Put to Light, hay máy Handy, từ đó, tiết kiệm thời gian xử lý hàng trong kho.  

9. Phân hệ Báo cáo thuế (Tax Reports)

Là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác kê khai và lập các báo cáo thuế định kỳ theo yêu cầu như VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân,... cho các cơ quan chức năng. 

10. Phân hệ Báo cáo quản trị (Management Reporting)

Phân hệ cho phép người dùng tự định nghĩa các trường thông tin để quản lý, theo dõi và lập báo cáo quản trị cho những đối tượng đặc thù của doanh nghiệp. 

Các phân hệ quản trị của ERP được thiết kế tích hợp linh hoạt theo nhu cầu và bài toán của doanh nghiệp. Để tận dụng tối đa hiệu quả công nghệ và lợi ích từ hệ thống ERP, doanh nghiệp cần chuyên môn và kinh nghiệm của chuyên gia đầu ngành, từ đó xây dựng bộ tính năng phù hợp với đặc thù và phục vụ cho mục tiêu của doanh nghiệp.

Phương án triển khai ERP

Hiện tại, có rất nhiều phương án triển khai khác nhau cho hệ thống ERP trong doanh nghiệp: “đám mây” công cộng (public cloud) hoặc “đám mây” riêng tư (private cloud), tại chỗ (on premise) và các phương án kết hợp (hybrid): 

• Cloud ERP (Phần mềm ERP điện toán đám mây)

Với Cloud ERP, dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp và được truy cập linh hoạt thông qua Internet. Bằng cách này, thông tin được bảo mật và kiểm soát bởi nhà cung cấp.

• On-premise ERP (Phần mềm ERP tại chỗ)

Khác với Cloud ERP, với phần mềm ERP tại chỗ, dữ liệu được cài đặt cục bộ và lưu trữ trong máy chủ của công ty. Khi triển khai On-premise ERP, doanh nghiệp sẽ kiểm soát vấn đề bảo mật của chính mình và khả năng tùy chỉnh sẽ cao hơn. 

• Hybrid Cloud ERP (Phần mềm ERP kết hợp)

Hybrid Cloud - Đám mây “lai” là loại hình triển khai phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu kết hợp cả hai hình thức “trên mây” và “tại chỗ” nhằm đáp ứng với đặc thù kinh doanh. Với hình thức này, một số ứng dụng và dữ liệu ERP sẽ được lưu trữ trên mây và một số sẽ được cài đặt lưu trữ trong máy chủ của doanh nghiệp. Hình thức triển khai này còn được biết đến với tên gọi khác là ERP hai tầng.

Lợi ích ERP mang lại cho doanh nghiệp

Một hệ thống ERP toàn diện mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích khác nhau, trong đó bao gồm: 

• Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý đa nền tảng, theo dõi quản trị mọi lúc

Phần mềm ERP với hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất, tập trung với quy trình tích hợp, xuyên suốt các bộ phận, phòng ban, công ty, nhà máy có khả năng đưa ra các báo cáo nhanh chóng, chính xác, minh bạch từ các dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, giúp nhà quản trị nhìn thấy được bức tranh kinh doanh tổng thể, từ đó lãnh đạo doanh nghiệp có thể xác định được các cơ hội, thách thức đang hiện hữu để đưa ra quyết định nhanh chóng và đúng đắn.

• Đẩy mạnh hiệu suất công việc của đội ngũ cán bộ, nhân viên

Triển khai ERP là cơ hội đào tạo nghiệp vụ cho tất cả nhân viên làm việc tuân thủ đúng quy trình, tăng tính chuyên nghiệp và nâng cao năng suất lao động. Việc ứng dụng ERP còn giúp doanh nghiệp phát hiện ra “nút thắt cổ chai” để lên kế hoạch đào tạo, luân chuyển và quy hoạch nhân sự giúp công ty vận hành hiệu quả hơn, ngoài ra, nó còn loại bỏ đáng kể quy trình nghiệp vụ thủ công, giải phóng sức lao động, giúp nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhằm gia tăng doanh thu.

• Giảm thiểu rủi ro vận hành  

Khi sử dụng các phần mềm riêng lẻ, doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong các hoạt động quản lý tài chính - kế toán do nhân sự thường phải nhập liệu thủ công số liệu từ các bộ phận khác vào phần mềm dẫn tới sai sót trong quá trình nhập liệu và tính toán, hậu quả có thể dẫn tới những quyết định không chính xác trong quản lý và đầu tư của doanh nghiệp. Giải pháp ERP sẽ đảm bảo tính chính xác của các báo cáo tài chính - kế toán với nguồn dữ liệu minh bạch, trực quan trên hệ thống.

• Tiết kiệm chi phí quản lý và vận hành 

ERP cho phép kết nối và tích hợp với các hệ thống để quản lý mọi thông tin, dữ liệu dòng tiền trong doanh nghiệp, từ đó, hạn chế các khoản chi phí bị thất thoát trong quá trình kinh doanh, cắt giảm chi phí thông qua việc lên kế hoạch và tính toán chính xác các khoản chi phí từ quá trình sản xuất và kinh doanh.

Những loại hình doanh nghiệp nào nên triển khai ERP?

ERP là một công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề khác nhau trong khâu quản lý, vận hành. Đặc biệt, các doanh nghiệp thuộc một số nhóm ngành nhất định được đánh giá là có khả năng thu lợi nhiều nhất từ việc triển khai. 

Theo báo cáo ERP 2023 của Panorama Consulting, sản xuất là nhóm ngành chiếm tỉ trọng lớn nhất trong việc sử dụng phần mềm ERP (25.7%), sau đó lần lượt là lĩnh vực công nghệ thông tin (16.9%), dịch vụ chăm sóc sức khỏe (9.3%). Nhóm phân phối và bán sỉ và dịch vụ tài chính cũng chiếm tỉ trọng cao (8.7%). 

Báo cáo Thị trường ERP 2023, Panorama Consulting

Báo cáo cũng chỉ ra một số nhóm ngành nên áp dụng ERP vào trong hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm tạo ra nhiều lợi thế cạnh tranh trong thế giới phẳng và nền kinh tế hội nhập sâu rộng như hiện nay:

• Ngành sản xuất
• Ngành xây dựng
• Ngành bán lẻ
• Ngành kinh doanh dịch vụ
• Ngành dịch vụ tài chính
• Ngành giáo dục

Khi nào doanh nghiệp cần triển khai ERP?

Việc quyết định ứng dụng phần mềm thông minh vào doanh nghiệp là một trong những quyết định quan trọng, cần nhận định kỹ càng trước khi đi vào triển khai để tránh lãng phí thời gian, tốn kém nguồn lực và kìm hãm tốc độ phát triển của doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp đang sử dụng quá nhiều phần mềm rời rạc để quản lý.

Khi các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp sử dụng các ứng dụng phần mềm đơn lẻ, không có sự kết nối với nhau khiến quy trình quản lý bị rời rạc, dữ liệu trong công ty không được đồng nhất, khập khiễng giữa các bộ phận. Điều này cản trở việc kiểm soát sai sót và gây nên một sự lãng phí nguồn lực rất lớn. 

Hệ thống ERP với tính năng tích hợp mọi phần mềm cần thiết vào một hệ thống duy nhất, đồng bộ hóa dữ liệu giữa mọi bộ phận, từ đó các dữ liệu được tổng hợp và kế thừa một giao diện duy nhất trong một hệ thống dữ liệu, hoạt động quản lý và kiểm soát tình hình kinh doanh trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn. 

• Khi doanh nghiệp muốn quản lý nguồn lực hiệu quả.

Nhiều doanh nghiệp đã gặp phải khó khăn và thất thoát khi quản lý nguồn lực như tài chính, nguyên vật liệu, thiết bị máy móc,... bằng sổ sách, Excel dẫn tới tình trạng thụt lùi trong kinh doanh. 

Để giải quyết bài toán này, doanh nghiệp cần ERP - một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để quản lý toàn bộ nguồn lực trong doanh nghiệp một cách đồng bộ và chính xác nhất. Từ việc tối ưu quản lý nguồn lực, quy trình xử lý công việc và dữ liệu giữa các phòng ban được cải thiện, đóng góp vào sự phát triển bền vững của công ty.

• Khi doanh nghiệp gặp khó khăn với kho dữ liệu, thông tin không được cập nhật kịp thời.

Tình trạng thiếu tính thống nhất, nhất quán trong hệ thống của một tổ chức do sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ để quản lý các dữ liệu riêng của mỗi phòng ban sẽ khiến năng suất công việc giảm, nhà quản trị không nắm được tình hình hoạt động để đưa ra quyết định đúng đắn, kịp thời. Lý do đằng sau điều này là việc nắm bắt thông tin bị sai lệch, thiếu tính chính xác, không có sự thống nhất, trao đổi, tương tác giữa các phòng chức năng trong doanh nghiệp. 

Nếu ứng dụng ERP, tất cả dữ liệu về mọi mảng của doanh nghiệp sẽ được quản lý và truy cập trên một hệ thống duy nhất. Mọi dữ liệu được cập nhật liên tục và được liên kết chặt chẽ với nhau. 

• Khi đối thủ cạnh tranh bắt đầu áp dụng công nghệ vào quản lý, vận hành. 

Trong bối cảnh mọi doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất cùng có cơ hội và môi trường cạnh tranh bình đẳng: có chung một thị trường là thị trường toàn cầu, có khả năng tiếp cận hàng hóa, nguyên liệu và dịch vụ giống nhau. Như vậy, điểm khác biệt còn lại giữa các doanh nghiệp nằm ở năng lực quản trị, khả năng điều hành và đưa ra quyết định. ERP chính là công cụ hữu hiệu tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp dù với bất kỳ quy mô hay lĩnh vực nào. 

• Khi nhu cầu quản lý từ xa tăng cao.

Những nhà quản trị thường xuyên gặp phải thách thức khi không thể quản lý sát sao mọi bộ phận, chi nhánh, phân xưởng của doanh nghiệp. Chính vì lý do đó, chức năng quản lý từ xa của phần mềm ERP chính là hướng giải quyết cho cho thách thức này. 

Với chức năng quản lý đồng bộ, mọi dữ liệu từ các bộ phận đều được cập nhật vào một hệ thống với thời gian thực, hỗ trợ nhà quản trị kiểm soát và đánh giá tình hình kinh doanh nhanh chóng, chính xác.

Về CMC Consulting

Với bề dày 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Tư vấn - Triển khai các giải pháp Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP và là đối tác Vàng (Gold partner) dài hạn với tập đoàn SAP, CMC Consulting luôn mang lại các dịch vụ, giải pháp Chuyển đổi số uy tín cho các doanh nghiệp đa ngành nghề, lĩnh vực. 

Để biết thêm thông tin về ERP, Chuyển đổi số, hãy truy cập cmcconsulting.vn/ 

Liên hệ để trao đổi trực tiếp với Chuyên gia Tư vấn Chuyển đổi số tại đây.